Co je WBS?
PMI (Project Management Institute, vydavatel příručky PMBOK), inspirovaný postupy NASA, doporučuje rozdělit projekty do seřazených podmnožin.
Toto členění má za následek organizované dílčí projekty (nebo úkoly, mise, fáze, komponenty, pracovní balíčky atd.) ve formě stromu a představující výstupy nebo úkoly, které je třeba provést. V tomto posledním bodě se střetává několik vizí. U některých by WBS měl obsahovat pouze výstupy.
Pracovní balíček představuje nejnižší úroveň
Ve francouzštině jde o struktura členění projektu (SDP ), Organizační schéma úkolu (OT) nebo Organizační schéma technického projektu (OTP)
Hlavní výhodou WBS je zjednodušit projekty tím, že je zredukujete na srozumitelnější části týmem a dalšími zúčastněnými stranami. Usnadňuje organizaci tím, že umožňuje rozdělení rozpočtu, rolí a odpovědností pro každou pobočku.
Poznámka: k této pracovní metodě mohou přistupovat produkty se strukturou členění produktu (PBS) nebo dokonce s technickým organizačním schématem produktu (OTP).
Viz také Agilní metody projektového řízení které ještě více posouvají koncept rozdělení a autonomního řízení činnosti
Co je to slovník WBS?
Jedná se o dokument, který popisuje obsah každého pracovního balíčku: výstupy, odpovědnost, náklady, prvky plánování, hlavní úkoly atd.
Výhody hierarchického členění
Podívejme se podrobněji na výhody tohoto strukturování:
- lepší plánování: rozklad usnadňuje odhad doby, která má být udělena každé operaci. Poskytuje také globální vizi práce, kterou je třeba provést, prostřednictvím vizuální reprezentace.
- kontrola monitorování - rozdělení dodávek usnadňuje celkové řízení projektu: přiřazování milníků, kontrola artikulace práce atd.
- lepší komunikace: zjednodušuje výměnu mezi zúčastněné strany projektu a šetří každému čas tím, že nabízí komplexní pohled na různé fáze.
- lepší správa nákladů: alokace zdrojů a jejich monitorování jsou přesnější. Příprava prozatímního rozpočtu je jednodušší.
- řízení rizik: identifikace kritických oblastí a implementace preventivních scénářů.
Jak implementovat strukturu rozdělení práce?
V tomto přístupu začínáme s hlavním výstupem a poté jej rozdělíme na mezilehlé výstupy, než je rozdělíme na pracovní balíčky.
Je také možné začít hierarchické mapování podle hlavních činností, které je třeba provést, a rozdělte je na úkoly.
Jsou možná další kritéria členění: podle podnikání, podle funkce, podle procesu, podle účelu atd.
Poznámka: důležitým bodem je, že horní úroveň musí představovat 100% dolního rozkladu. Toto je „100% pravidlo“. Bez toho by nebylo možné konsolidovat všechna implementační období a rozpočtové zdroje, abychom získali 100% projektu. Stejně jako se prvky stejné úrovně musí vzájemně vylučovat: nesmí se mezi nimi překrývat.
Příklad rozdělení WBS
Pro ilustraci metody si vezměme jako příklad vytvoření nové prodejní agentury, konečného dodávky.
Projekt se skládá z několika výstupů vyžadujících splnění určitého počtu úkolů.
1 Rozdělení projektu na hlavní výstupy
Položte si otázky typu: jaké jsou průběžné dodávky k dokončení mého projektu?
Váš projekt „Nová prodejní agentura“ sestává hlavně z:
- místní obyvatelé
- týmu
- pracovní zařízení
- provozní rozpočet
2 - Rozdělení jednotlivých dodávek na komponenty (dílčí dodávky)
Vezměte si například vybavení. Zeptejte se sami sebe na složení tohoto výstupu. Dají se rozdělit na
- počítačové vybavení
- kancelářská technika
Každá položka na této úrovni představuje pracovní balíček. Z každého vyplývá smluvní odpovědnost, rozpočet a plánování.
3 - Podrobnosti o práci, kterou je třeba provést (tato fáze je mimo WBS)
Vezměte si kancelářské vybavení, tento pracovní balíček lze rozdělit na činnosti, které je třeba provádět:
- navrhněte design interiéru
- vyberte si kancelářský nábytek
- objednat vybavení
- zřízeno v prostorách
Poznámka: použití akčních sloves umožňuje rozlišovat mezi aktivitami a výstupy (podstatná jména). Poskytuje také provozní rozměr, který vypovídá o všech zúčastněných stranách.
Na jaké úrovni klesáte ve stromové struktuře?
Rozklad musí umožňovat vytváření úrovní, pro které je možné ovlivnit:
- zodpovědnost,
- odhad času
- Zdroje
Splnění těchto podmínek ověří každou úroveň. Bez toho je irelevantní překročit současnou úroveň.
Správná síť, kterou je třeba najít, je rovnováha mezi příliš vysokou úrovní, která neumožňuje získat všechny výhody metody, a úrovní, která je příliš nízká, nezvládnutelná a zbytečně komplikuje projekt.
Rovněž je vhodné úroveň rozdělit, pokud její celkové trvání představuje hlavní část doby trvání projektu.
