Jak omezit dokumentaci týkající se systému kvality?

V první řadě je důležité jasně definovat dokumentární strukturu. V tomto článku o dokumentární pyramidě najdete příklad běžně přijímaný společnostmi: http://www.qualiblog.fr/documentation/la-pyramide-documentaire-revisitee/ pak se musíte podívat na očekávání uživatelů dokumenty.

Každý uživatel má skutečně jiná očekávání, která závisí na jeho úrovni dovedností a složitosti činností popsaných v dokumentu.

Najdete zde další článek o návrhu jednoduchého a účinného postupu: http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-une-procedure-efficace/ pamatujte, že neexistuje Neexistuje nikdo -size-fit-all pravidlo o formě a rozsahu dokumentace a o tom, co funguje u některých, nemusí fungovat u jiných. Norma ISO 9001 navíc stanoví, že dokumentace závisí na:

  • - velikost organizace a druh činností;
  • - složitost procesů a jejich interakcí;
  • - způsobilost personálu.

Aby byly podporovány struktury všech velikostí při formalizaci jejich dokumentace, řekl bych, že je vhodné mít na paměti očekávání interních zákazníků (uživatelů) a že je vhodnější zřídit pracovní skupiny, které se budou touto otázkou zabývat. a vyberte formu a rozsah dokumentů.

Tyto pracovní skupiny by měly být ideálně vytvořeny podle procesů identifikovaných společností. To dává organizaci větší smysl pro proces.

Nakonec se pilot redesignu dokumentu musí vnutit a přinutit ostatní, aby zakázali jakoukoli praxi, která komplikuje správu dokumentů, například:

  • - nadměrně komplikované a především zbytečné kodifikace dokumentů (např. DOC / QUAL / 7.4 / 01-03)
  • - okruhy validace dokumentů zahrnující více lidí
  • - nesrozumitelné, ošklivé a těžkopádné (sledování verzí) kazety (pozůstatek postupů kvality z 90. let)
  • - stránky a stránky textu, které nezvýrazňují klíčové informace,
  • - atd.

Norma ISO 9001 je poměrně jasná, pokud jde o postupy, které mají být použity pro správu dokumentů. Uvádí pouze požadavky na výsledky, v žádném případě. Pokud jde o objem vaší dokumentace, jste tedy svobodnější, než byste si mohli myslet.

wave wave wave wave wave