Co je výzva k podání nabídek?
Jejím cílem je konzultovat skupinu předem vybraných dodavatelů, aby mohli předložit obchodní a technický návrh, který splní potřeby vyjádřené společností.
Ze společné sady specifikací je možné porovnat návrhy (ceny, navrhovaná řešení atd.) Potenciálních partnerů podle různých kritérií.
Výzva k podávání nabídek může být použita jak pro dodávky produktů, tak pro služby (poradenství, školení atd.).
Není vyhrazeno pro velké společnosti, Malé a střední podniky mají při používání tohoto nástroje všechny výhody, pokud jde o vysoké sázky. Přijetím takového přístupu mohou manažeři malých struktur organizovat přísné konzultace.
Některé použité termíny: Zkratka „RFP“ pro Request For Proposal nebo výzva k podání nabídek. Nesmí být zaměňována s „RFQ“, Request For Quotation, jednoduchým obchodním návrhem. „RFQ“ nastane po „RFI“ - žádosti o informace.
Předkládáme zde soukromou výzvu k podávání nabídek. Nesmí být zaměňováno s nabídkovým řízením na veřejné zakázky vyhrazené pro veřejné a parapublic veřejné organizace, dodržující přesná pravidla a postupy.
V jakých případech použít tento způsob konzultace?
Vyhlášení výběrového řízení je těžkopádný a nákladný postup. Proto musí být vyhrazeno pro velké nákupy z ekonomického a / nebo strategického hlediska, které nabízejí značný potenciál zisku.
Umožňuje také tlačit na obvyklé dodavatele (s nimiž obchodní kolo následuje) zpochybňovat jejich nabídky a postupy komerční, a případně najít alternativní dodavatele, kteří by jim pro danou potřebu svěřili smlouvu na dodávku nebo službu.
Další případy použití pro formální konzultaci: pro nový nákup nebo když je panel potenciálních dodavatelů zahlcen výskytem nových účastníků - vždy s omezením objemu nákupů, aby byla operace ekonomicky zajímavá.
Všimněte si, že v nákupním procesu probíhá konzultace po kvalifikaci potenciálních dodavatelů.
Výzva k podávání nabídek je navíc užitečným nástrojem hledat nová technická řešení přidaná hodnota v reakci na formalizovanou potřebu (s jedinou výhradou: pokud je požadavek příliš konkrétní, dodavatelé nebudou schopni prokázat inovace).
Jak vytvořit zadávací dokumentaci?
Co obsahuje konzultační soubor? Celkově každá výzva k podávání nabídek obsahuje tyto informace:
SZO ? - Stručná prezentace společnosti
Zahrňte všechny užitečné informace pro minimální znalosti společnosti: vlastník, obrat za poslední roky, hlavní činnosti … + všechna další data, která pomáhají pochopit situaci.
Proč? - Popis kontextu požadavku a problémů, které je třeba vyřešit
To zahrnuje informování potenciálních dodavatelů o situaci, která motivuje výzvu k podávání nabídek: změny, hrozby, příležitosti … a konkrétní problémy, které z nich vyplývají. Tyto informace pomáhají dodavatelům pochopit vznik poptávky a lépe tak reagovat na jejich reakce. Znalosti partnerů je také mohou přivést k tomu, aby situaci osvětlili inovativně.
Co ? - Specifikace
V jádru požadavku a výsledku společné práce mezi kupujícím a žadatelem / předepisujícím lékařem formalizuje nákupní komise potřeby a očekávání, kterým bude partner muset poskytnout řešení.
Zahrnuje zejména:
- - popis potřeby,
- - prohlášení o cílech a výsledcích (včetně objemů),
- - podrobnosti o očekávaných funkcích.
Chcete -li vyjádřit potřeby do hloubky a lépe definovat jejich požadavky, doporučujeme vytvořit funkční specifikaci (CdCF). Ten uvádí hlavní a vedlejší funkce, omezení, hodnotící kritéria s uloženými úrovněmi atd.
Jak? “Nebo„ Co? - Průběh nabídkového řízení
Tato část obsahuje všechny způsoby postupu včetně různých typů informací:
- - Kritéria výběru (obecně)
- - Interní kontakty podle typů žádostí o informace (technické, ekonomické atd.)
- - Formát očekávané odpovědi na látku a formu (např. Cena za dávku, s možnostmi - v elektronickém formátu pro formulář)
- - Podmínky nákupu
- - Doplňková ustanovení: důvěrnost, normy, které je třeba dodržovat …
Když ? - Klíčová data
Uveďte hlavní data procesu:
- - datum předložení obchodního a technického návrhu (odpověď dodavatele),
- - datum rozhodování,
- - datum zadání objednávky,
- - datum dodání řešení.
Psaní takového dokumentu se nedělá na lehkou váhu. K tomu je zapotřebí přísná metodika udělat si dobrý soupis svých potřeb a profilů dodavatelů pravděpodobně reagovat na jeho žádosti.
Kupující se nemůže osvobodit od a podrobnou analýzu svých požadavků za účelem vytvoření kvalitativní výzvy k podávání nabídek snadno čitelné, srozumitelné a dýchá určitou profesionalitou. Tím se sníží riziko přijímání nekonečných návrhů. Pád do této pasti znamená plýtvání časem každého: nákupní a dodavatelská oddělení.
