Vypsat výběrová řízení a vybrat dodavatele

Co je výzva k podání nabídek?

Jejím cílem je konzultovat skupinu předem vybraných dodavatelů, aby mohli předložit obchodní a technický návrh, který splní potřeby vyjádřené společností.

Ze společné sady specifikací je možné porovnat návrhy (ceny, navrhovaná řešení atd.) Potenciálních partnerů podle různých kritérií.

Výzva k podávání nabídek může být použita jak pro dodávky produktů, tak pro služby (poradenství, školení atd.).

Není vyhrazeno pro velké společnosti, Malé a střední podniky mají při používání tohoto nástroje všechny výhody, pokud jde o vysoké sázky. Přijetím takového přístupu mohou manažeři malých struktur organizovat přísné konzultace.

Některé použité termíny: Zkratka „RFP“ pro Request For Proposal nebo výzva k podání nabídek. Nesmí být zaměňována s „RFQ“, Request For Quotation, jednoduchým obchodním návrhem. „RFQ“ nastane po „RFI“ - žádosti o informace.

Předkládáme zde soukromou výzvu k podávání nabídek. Nesmí být zaměňováno s nabídkovým řízením na veřejné zakázky vyhrazené pro veřejné a parapublic veřejné organizace, dodržující přesná pravidla a postupy.

V jakých případech použít tento způsob konzultace?

Vyhlášení výběrového řízení je těžkopádný a nákladný postup. Proto musí být vyhrazeno pro velké nákupy z ekonomického a / nebo strategického hlediska, které nabízejí značný potenciál zisku.

Umožňuje také tlačit na obvyklé dodavatele (s nimiž obchodní kolo následuje) zpochybňovat jejich nabídky a postupy komerční, a případně najít alternativní dodavatele, kteří by jim pro danou potřebu svěřili smlouvu na dodávku nebo službu.

Další případy použití pro formální konzultaci: pro nový nákup nebo když je panel potenciálních dodavatelů zahlcen výskytem nových účastníků - vždy s omezením objemu nákupů, aby byla operace ekonomicky zajímavá.

Všimněte si, že v nákupním procesu probíhá konzultace po kvalifikaci potenciálních dodavatelů.

Výzva k podávání nabídek je navíc užitečným nástrojem hledat nová technická řešení přidaná hodnota v reakci na formalizovanou potřebu (s jedinou výhradou: pokud je požadavek příliš konkrétní, dodavatelé nebudou schopni prokázat inovace).

Jak vytvořit zadávací dokumentaci?

Co obsahuje konzultační soubor? Celkově každá výzva k podávání nabídek obsahuje tyto informace:

SZO ? - Stručná prezentace společnosti

Zahrňte všechny užitečné informace pro minimální znalosti společnosti: vlastník, obrat za poslední roky, hlavní činnosti … + všechna další data, která pomáhají pochopit situaci.

Proč? - Popis kontextu požadavku a problémů, které je třeba vyřešit

To zahrnuje informování potenciálních dodavatelů o situaci, která motivuje výzvu k podávání nabídek: změny, hrozby, příležitosti … a konkrétní problémy, které z nich vyplývají. Tyto informace pomáhají dodavatelům pochopit vznik poptávky a lépe tak reagovat na jejich reakce. Znalosti partnerů je také mohou přivést k tomu, aby situaci osvětlili inovativně.

Co ? - Specifikace

V jádru požadavku a výsledku společné práce mezi kupujícím a žadatelem / předepisujícím lékařem formalizuje nákupní komise potřeby a očekávání, kterým bude partner muset poskytnout řešení.

Zahrnuje zejména:

  • - popis potřeby,
  • - prohlášení o cílech a výsledcích (včetně objemů),
  • - podrobnosti o očekávaných funkcích.

Chcete -li vyjádřit potřeby do hloubky a lépe definovat jejich požadavky, doporučujeme vytvořit funkční specifikaci (CdCF). Ten uvádí hlavní a vedlejší funkce, omezení, hodnotící kritéria s uloženými úrovněmi atd.

Jak? “Nebo„ Co? - Průběh nabídkového řízení

Tato část obsahuje všechny způsoby postupu včetně různých typů informací:

  • - Kritéria výběru (obecně)
  • - Interní kontakty podle typů žádostí o informace (technické, ekonomické atd.)
  • - Formát očekávané odpovědi na látku a formu (např. Cena za dávku, s možnostmi - v elektronickém formátu pro formulář)
  • - Podmínky nákupu
  • - Doplňková ustanovení: důvěrnost, normy, které je třeba dodržovat …

Když ? - Klíčová data

Uveďte hlavní data procesu:

  • - datum předložení obchodního a technického návrhu (odpověď dodavatele),
  • - datum rozhodování,
  • - datum zadání objednávky,
  • - datum dodání řešení.

Psaní takového dokumentu se nedělá na lehkou váhu. K tomu je zapotřebí přísná metodika udělat si dobrý soupis svých potřeb a profilů dodavatelů pravděpodobně reagovat na jeho žádosti.

Kupující se nemůže osvobodit od a podrobnou analýzu svých požadavků za účelem vytvoření kvalitativní výzvy k podávání nabídek snadno čitelné, srozumitelné a dýchá určitou profesionalitou. Tím se sníží riziko přijímání nekonečných návrhů. Pád do této pasti znamená plýtvání časem každého: nákupní a dodavatelská oddělení.

wave wave wave wave wave