Tento okamžik výměny mezi manažerem a každým z jeho spolupracovníků, pokud je zaměstnanci relativně dobře vnímán, přesto zůstává zdrojem značného stresu. Což z něj činí delikátní manažerskou praxi.
Každoroční hodnotící pohovory se velmi často mění na jednoduché hodnocení a jsou jen zřídka zdroj motivace a uznání . Na jedné straně proto, že pro manažera není snadné objektivně a konstruktivně vyhodnotit své jednotky - cvičení vyžaduje určitý odstup ; na druhé straně proto, že sázky a mezilidské vazby někdy narušují výměny.
Navíc, pokud se v minulosti často hodnotily pouze výsledky, dnes je v centru zájmu zhodnocení dovedností - a potenciálu - spolupracovníků . Potenciál je však něco relativně nehmotného, těžko měřitelného, i když nástrojů, jak toho dosáhnout, je stále více a více sofistikovanějších.
Je proto vhodné připravit se na tento rozhovor efektivně, aby z něj byla skutečně konstruktivní výměna pro obě strany, ale také pro společnost jako celek.
Z čeho se skládá každoroční hodnotící pohovor?
Ve většině společností je toto výroční setkání příležitostí k bilancování uplynulého roku pro manažera i jeho zaměstnance. Výměna, která umožňuje:
- vedoucí posoudit vývoj členů svého týmu, znovu sladit stanovené cíle, navrhnout cesty ke zlepšení nebo zamyšlení nad tím či oním konkrétním bodem s cílem optimalizovat individuální a kolektivní efektivitu, ale také posoudit dovednosti svého týmu a zajistit osobní rozvoj každého z nich.
- zaměstnanec, aby provedl inventuru svěřených misí Diskutujte o citlivých bodech, analyzujte jejich silné a slabé stránky, získejte zpětnou vazbu o jejich práci, implementujte opatření s cílem dosáhnout dalšího pokroku (školení, koučování atd.), vyjednávejte o zvýšení nebo vývoji v rámci podniku.
Tento privilegovaný okamžik mezi manažerem a každým z jeho spolupracovníků je založen především na vztahu důvěry, dobré znalosti osobností, se kterými se setkáváme, a pravidelném sledování vývoje každého z nich od vstupu do společnosti.
Nastavení rozhovoru a zájem
Nastávají pro vás 2 situace: pracujete se svým zaměstnancem několik let a dobře ho znáte nebo přišel před necelým rokem a tento každoroční hodnotící pohovor je jeho prvním ve společnosti.
Zaměstnanec se senioritou
Váš zaměstnanec je ve společnosti již několik let. Abychom se na toto výroční setkání co nejlépe připravili, prohlédněte si poslední hodnocení a také vše, co mohlo být na toto téma v průběhu minulého roku diskutováno . Udělejte si také čas na to, abyste si všimli svého celkového pocitu z práce vašeho zaměstnance za poslední rok (úskalí, ale především úspěchy, schůzka musí být konstruktivní).
Je dobrým zvykem pravidelně zaznamenávat úspěchy a úskalí vašich zaměstnanců po celý rok, abyste nebyli, když přijde čas, ovlivněni posledním úspěchem nebo posledním neúspěchem a reagovali velmi subjektivně.
Cílem je pokrok vašeho zaměstnance a je nutné jej v případě potřeby najít před dnem D. odpovědi na nastalé problémy vaším kolegou. Pokud například váš zaměstnanec nedosáhl zásadního cíle, zapište si některé oblasti ke zlepšení, které mu mohou v budoucnu pomoci. To umožní konstruktivní výměnu, pokud ten sám nenajde žádné potenciální zákazníky.
Předvídejte jeho profesionální ambice: v závislosti na jeho schopnostech, co mu můžete nabídnout, což povede k uzavření smlouvy win-win mezi ním a vaší společností? Dokážete zvážit jakékoli školení (certifikující nebo ne), které by mu vyhovovalo a přimělo ho vyvíjet se ve vaší společnosti? atd.
Nový spolupracovník
Váš zaměstnanec nastoupil do společnosti v průběhu roku a nikdy nebyl vámi hodnocen.
Abychom se připravili na tento první rozhovor, vezměte si popis práce a také poslání svého zaměstnance a původně definované cíle. Udělejte si přehled o stanovených cílech a také o způsobech, jak je zlepšit (pokud na to máte dostatečný rozhled, s ohledem na vaši senioritu ve společnosti).
Může to být příležitost seznámit se s jejich prvními dojmy, jejich integrací do společnosti, odpovědět na jejich otázky atd.
Dokumenty před každoročním hodnotícím pohovorem
Aby byla tato schůzka vedena co nejlépe, je nezbytné zapracovat na určitém počtu dokumentů.
Průvodce přípravou rozhovoru
Pro vás, vedoucí
Tato příručka vám pomůže přistupovat k hodnotícímu pohovoru objektivně a konstruktivně. Často je zde upozorňováno na připomenutí vaší role v tomto cvičení a také na rámec, ve kterém se musí konat. Tento dokument může také poskytnout některá vysvětlení / nápovědu k vyplnění hodnotící mřížky a / nebo představit software použitý pro hodnocení a jejich provoz.
Výsledky tohoto posouzení by měly být důvěrné.
Pro vaše vážené zaměstnance
Tato příručka seznamuje vašeho zaměstnance s průběh jednání, postoj společnosti k tomuto privilegovanému okamžiku, cíle pohovoru a také prezentace metod a technik hodnocení, které budou použity , zejména vyhodnocovací mřížku, jakož i pomůcku k jejímu vyplnění nebo ke správnému používání použitého softwaru.
Váš zaměstnanec se tak bude moci před pohovorem efektivně vyhodnotit.
Kromě toho je také stanoveno, že výsledky zůstanou přísně důvěrné.
Nástroj pro hodnocení
O týden před samotným pohovorem bude oběma stranám zaslán hodnotící nástroj aby si ji každý mohl vyplnit sám. Obě verze budou porovnány (váš spolupracovník nejprve představí svoji verzi), analyzují se a v případě potřeby se o nich bude diskutovat během schůzky. Cílem je slyšet a porozumět argumentům druhého za účelem dosažení konsensu.
Podívejte se na náš příklad hodnotící mřížky.
Příprava betonu
Před každoročními hodnotícími pohovory se svými zaměstnanci je zásadní pečlivá příprava ze strany obou stran. Jinak se rozhovor změní na fiasko a demotivaci.
Vy a vaši zaměstnanci bilancujete své poslední pohovory. To umožňuje každému posadit se a zaujmout minimální úhel pohledu na dokončené, probíhající, prováděné akce atd. Okamžik nezbytný pro správné fungování služby, společnosti, ale také pro osobní a kolektivní rozvoj.
Cíle
Byly splněny cíle : zcela, částečně, vůbec ne (jaké mezery, jaká úskalí, pokud existují), jak se každý zaměstnanec staví ve vztahu k ostatním členům týmu atd.
Co mohlo být brzdou dosažení cílů: dlouhodobá absence, nemoc, další osobní důvody, které mohou přijít do hry, pracovní zátěž se výrazně a neočekávaně zvýšila, náhle napjatý ekonomický kontext, smlouvy s dodavatelem / partnerem byly předčasně ukončeny nebo nedokončeny atd.
Závazky
Byly dokončeny předchozí transakce : školení, zvýšení platu, rozvoj zaměstnání atd. Pokud ano, byly prospěšné? Pokud ne, proč neuspěli?
Dovednosti
Vyhodnoťte dovednosti každého z vašich zaměstnanců podle daného měřítka za jeho příspěvek.
V případě potřeby zjistěte, jaké mohly být možné příčiny nedostatku: nedostatek školení, nadhodnocení úrovně dovedností atd.
Interview animace
Strukturujte svou schůzku hned teď: definujte vhodné místo, způsob, jakým přivítáte své zaměstnance, různé klíčové body schůzky, stejně jako to, co chcete zdůraznit atd. Jde především o to, umět vezměte si potřebnou vzdálenost pro posouzení, které je co nejobjektivnější .
Kromě toho, abyste zůstali v tomto konstruktivním duchu, potřebujete zaměřte se na úspěchy, vítejte pozitivní iniciativy , artikulace úskalí atd. při zachování nejvýznamnějších skutečností. Aktivní poslech a empatie jsou zde dvě základní vlastnosti.
Nová shoda
Jaké nové cíle si stanovíte? Jaká je vaše obchodní strategie? Jaké jsou prostředky, které máte k dispozici, pokud jde o školení, koučování atd. ? Jaké dovednosti, které ve společnosti chybí, jsou potenciálně přítomné ve vašem týmu? Jak je hodnotit, rozvíjet, rozpoznávat atd. ?
Připomínka: na konci pohovoru bude sepsána zpráva o výměně. Tento dokument - které musí zůstat důvěrné - přebírá to, co bylo řečeno během schůzky (zpětná vazba na uplynulý rok, dosažení stanovených cílů či nikoli, možnosti zlepšení, úspěchy, nové cíle, akční plány, které mají být provedeny atd.) a bude schválen a podepsán obě strany.
