Nejméně můžeme říci, že společnosti ve Francii milují setkání. Francouzi by na těchto profesionálních setkáních strávili v průměru 4,5 hodiny týdně. Konference, semináře, briefingy, schůzky služeb a managementu, brainstorming, stand-up meetingy, „konferenční hovory“, recenze projektů atd. Neexistuje žádný nedostatek typů schůzek a jmen uvedených pro jejich definování. Každé z těchto setkání, které má legitimní důvod a předem stanovený cíl, důrazně doporučujeme, aby se každý účastník pozvaný k účasti.
Pokud byly tyto rozhovory opět produktivní … Avšak sotva polovina z nich skutečně je: pravidelně, diskuse začínají všemi směry, táhnou se nebo se netýkají všech účastníků. Nejasná agenda, zastaralý facilitátor, drsná organizace, nepřipravené projevy … nástrahy rychle podkopávají účinnost těchto rozhovorů.
Měli bychom však čistě a jednoduše zakázat setkání, která zůstávají - pokud jsou relevantní a dobře vedená - skvělý nástroj z hlediska komunikace, spolupráce, sdílení odborných znalostí , atd? Jaké jsou příčiny neproduktivní povahy těchto setkání? Jak zefektivnit tyto pohovory?
Setkání v centru manažerských postupů
Tyto okamžiky profesionálního setkání mezi různými aktéry (kolegy, odborníky, partnery, zaměstnanci stejného subjektu atd.) Jsou především privilegovaným okamžikem k vyhodnocení průběhu spisu, společnému zamyšlení a odpovědi na daný problém, výměně informace, představit nový projekt atd. Jsou proto zásadní pro život služby, společnosti a jsou důležitá komunikační páka .
Schůze mají pro subjekt, který je organizuje, různé cíle:
- řídit tým ,
- formulovat a sledovat průběh projektu ,
- oznámit transformace ,
- formulář nové nástroje, nové organizační metody,
- prezentovat a hlásit ,
- atd.
Teoreticky, každé setkání by mělo odpovědět na předem definovanou otázku, vést ke konkrétnímu, produktivnímu a rozhodovacímu procesu. Každý by si měl ponechat prvky příznivé pro postup a dosažení cílů, do té doby chybějící informace nebo být šťastný, že mohl přispět k budově.
V praxi to bohužel zdaleka neplatí. Protože zejména ve Francii rádi debatujeme, hádáme se, někdy o tématech tak marných, jako jsou kontraproduktivní (barva toaletního papíru, umělé vs přírodní rostliny atd.).
Pokud jsou důvody pro tato mnohonásobná a různorodá setkání někdy chvályhodné a vycházejí z dobrého pocitu ze strany toho, kdo je organizuje (demokratický zájem, touha získat názor všech, než se rozhodnete ze strachu, že budete muset převzít volbu, schválí, ochota plně zapojit svůj tým, transparentnost v komunikaci atd.), faktem zůstává, že akutní setkání není nic jiného než důkaz efektivity.
Vskutku, Není to ani tak kvůli počtu schůzek, kvůli kterým se lidé krčí, ale kvůli jejich neproduktivní stránce. Propojování schůzek za schůzkami často znamená nedostatek organizace nebo dokonce chybné řízení.
Jaké jsou příčiny těchto neproduktivních setkání?
Existuje několik cest, které mohou vést k neúčinnosti určitých schůzek:
- nedostatek řízení nebo selhání řízení : manažer, který není schopen se rozhodovat sám nebo kterému je jeho role lídra nepříjemná, bude mít obvykle více schůzek, aby se uklidnil.
- kolaborativní management k přebytku : zapojení vašeho týmu by nemělo znamenat úplné vzdání se vaší manažerské role a vyhýbání se například individuálnímu rozhodování.
- nedostatek organizace : diskutované téma rozhodnuto „o náhlém stresu hlavy“, účastníci svoláni bez přemýšlení nebo více způsobů než to nebo jasná agenda, příliš velký počet hostů, doba setkání příliš dlouhá nebo naopak příliš omezená.
- nedostatek přípravy : na straně organizátora, ale může to být také proto, že účastníci musí zasáhnout a svůj zásah skutečně neorganizovali.
- fuzzy agenda : více subjektů dotýkajících se několika kategorií herců shromážděných v jedné a téže místnosti a současně (zmatek, nedorozumění, mrzutost a netrpělivost zaručeno!), předmět reflexe příliš široký nebo špatně definovaný.
- plochá animace nebo nevhodná : neslyšitelný moderátor, monotónní řeč, nesrozumitelná slovní zásoba, potíže s rámcováním myšlení nebo intervencí všech, potíže s dáváním / mluvením, nedostatek energie nebo dokonce důvěra v jeho schopnost improvizovat …
- diskuse, které se odchylují od tématu : když diskuse není správně zarámovaná, mohou se diskuse snadno odchýlit, jít všemi směry a nakonec skončit něčím jiným než původním předmětem. Mrkněte na produktivitu a zaručenou ztrátu času pro každého účastníka!
Jak se dostat ze shledání?
Odejít ze schůzky nemusí vždy znamenat snížení počtu schůzek (pokud váš plán neobsahuje nic jiného. V takovém případě je načase schůzky omezit a znovu navštívit celou organizaci). Efektivní a produktivní rozhovor je především pečlivě připravený okamžik předem .
Několik tipů na produktivní setkání
- sepsat efektivní agendu : to je tajemství efektivní schůzky. Definujte cíl rozhovoru co nejjasněji. Buďte konkrétní a struční.
- pozvat účastníky : několik dní před velkým dnem se postaráte o to, abyste všechny pozvali tím, že je budete informovat o programu, celkovém průběhu pohovoru a také o jeho roli během uvedeného setkání, jakož i o prvcích, o které se budou muset podělit nebo se jich zeptat na které bude muset poskytnout odpovědi nebo body, které bude muset předložit atd.
- kalibrujte schůzku : vyberte si správné místo, správný čas, správné trvání, správné účastníky (počet a role), abyste u každého eliminovali promrhaný čas.
- začít včas : i když nejsou přítomni všichni účastníci. Poté se postaráte o to, abyste opozdilce přivítali malou cílenou větou, která bez překážek přeformátuje a vytvoří tak rámec pro produktivní rozhovor.
- předložit rámeček : začněte svou intervenci tím, že si připomenete cíl schůzky a její obecný nástin (projednávané body, tabulka účastníků různých účastníků a role každého z nich, vyhrazený čas atd.).
- efektivně animovat : v závislosti na typu schůzky, kterou jste si vybrali, a na účastnících, zajistíte přijetí správného stylu animace pro větší dynamiku a výměnu názorů. Slovní zásoba, rychlost řeči, formální nebo neformální okamžik, ilustrovaná prezentace atd. tolik kritérií, která je třeba vzít v úvahu a zvládnout pro efektivní setkání! Vědět také, jak distribuovat projevy a podporovat naslouchání, stejně jako konstruktivní výměny (můžete se například spolehnout na metodu 6 klobouků reflexe). Překvapte své partnery pozitivně stylem animace, který zasáhne značku.
- Omezte vizuální pomůcky : jednoduché ilustrace, čitelné a viditelné pro všechny, moudře a v omezeném počtu (pozornost vašich partnerů na vaši zprávu bude jen posílena).
- napsat zprávu : tento dokument musí být přesný a věrný diskusím, úvahám a rozhodnutím přijatým během tohoto setkání. Rovněž bude muset uvést opatření, která je třeba provést. Tuto zprávu odešlete každému z účastníků a každé osobě, která bude pravděpodobně zasažena, ale jejíž přítomnost nebyla povinná.
