Správa a personální management: mise a výzvy

Co je personální management?

V každodenním jazyce jsou personální management a řízení lidských zdrojů někdy zmatené.

Ale zatímco HRM pokrývá koncepce strategie, rozvoje a mobilizace lidských zdrojů, personální management, nazývaný také personální správa, odkazuje na čistě administrativní aspekt řízení zaměstnanců.

To se týká všech úkolů správy a každodenního řízení smluvních vztahů mezi zaměstnanci-obchodními, kolektivními i individuálními, od jejich vstupu až po opuštění pracovní síly.

Mise personální správy

Nezbytné, jakmile jsou přijati zaměstnanci, může administrativní správu zaměstnanců řídit, v závislosti na typu a velikosti podniku, management, účetní oddělení, HR manažer nebo specializované oddělení.

Pokrývá široké pole působnosti:

  • Správa individuálních a smluvních souborů pro každého zaměstnance : dokončení, sledování a archivace všech administrativních a zákonných povinností, od vstupu do výstupu každého zaměstnance (pracovní smlouva a dodatky, lékařské prohlídky, výplatní pásky, potvrzení o školení, změny situace atd.)
  • Řízení pracovní doby a absence : placená dovolená, nemoc, školení, RTT, přesčasy, plány …
  • Správa mezd, sociálních příspěvků a mezd : sběr dat, výpočet, platba, vydání povinných dokumentů atd.
  • Správa povinných pravidelných administrativních prohlášení a vztah s veřejnou správou, zdravotním pojištěním, soukromým pojištěním (vzájemné, prozřetelné …)

Jaké jsou výzvy pro administrativní řízení personálu?

Personální management však není jen o vyřízení administrativních formalit: reaguje na velké výzvy.

  1. Právní problém: právní a daňové nedodržení může být velmi nákladné

    Personální správa zajišťuje řádné plnění různých administrativních, právních a daňových povinností a uchovává dokumenty prokazující jejich plnění: prohlášení různým organizacím, dodržování závazků a povinností týkajících se pracovní doby, dovolené, výplaty atd.

    To je nezbytná podmínka, jak se vyhnout finančním a dokonce trestním sankcím, které jsou v případě kontroly (dokonce automatické) často těžké, a potenciálně katastrofické z hlediska image.

  2. Sociální problém: klíčové procesy pro chod společnosti a spokojenost zaměstnanců

    Nábor, výplaty, převody, povýšení …: respektování postupů a práv, efektivita a schopnost personálního řízení v těchto předmětech jsou pro zaměstnance rozhodující.

    Vyhovující personální správa neposkytuje žádné bonus : splňuje minimum očekávané zaměstnanci. Na druhé straně je dopad nedostatečného personálního řízení okamžitý: spory, odchody, zhoršení sociálního klimatu a motivace …

    Efektivní řízení lidí je B-A-BA dobré značky zaměstnavatele a efektivní organizace.

  3. Ekonomický a strategický problém: klíčová data pro společnost

    Personální správa spravuje, poskytuje a udržuje data nezbytná pro strategická rozhodnutí: řízení pracovní síly, absence, mzdové a jiné náklady představující významnou část rozpočtu společnosti … Dodává spolehlivá data do sociální zprávy, HR dashboardů a všech studií nezbytné pro analýzu sociální situace společnosti a přijímání informovaných rozhodnutí.

Stručně řečeno: nezbytná pro fungování společnosti je personální správa základem veškerého řízení lidských zdrojů.

Personální management: náročný obor

Pokud personální management ztratil své pověření, protože HR se stává strategickým partnerem, zanedbání vaší personální administrativy by bylo chybou.

Jeho organizace a profesionalizace si zaslouží stejnou pozornost jako jiné klíčové oblasti HR, jako je nábor nebo GPEC.

Správa personálu vyžaduje specifické dovednosti:

  • extrémní přísnost : četné povinnosti s přísnými termíny, někdy složité výpočty ovlivňující citlivé prvky, jako jsou výplatní pásky každého zaměstnance nebo dodržování daňových a právních předpisů společnosti … Chyby nebo zpoždění mohou mít vážné důsledky.
  • etika a smysl pro důvěrnost : zásadní při zpracování a ukládání citlivých údajů pro každého zaměstnance a pro společnost.
  • pokročilé technické dovednosti : Daleko od aplikace automatických systémů je personální správa složitým oborem s mnoha a měnícími se pravidly, která vyžadují pečlivou analýzu a výzkum. Časté legislativní a regulační změny vyžadují neustálé sledování a aktualizaci znalostí.
  • schopnost být silou návrhů a očekávání : předvídatelné změny, způsoby optimalizace pro minimalizaci nákladů, upozornění na závěje … Studna personální manažer musí mít velmi podrobné znalosti o společnosti a jejím sektoru, jeho právním prostředí, strategii, HR a finančních problémech, jeho perspektivách a omezeních. Není náhodou, že tuto funkci často vykonává podnikatel v malých strukturách.

Jaká řešení pro kompatibilní a efektivní správu?

Dobrý personální management je nevyhnutelně nákladný. Ale v závislosti na vašem rozpočtu, velikosti vaší firmy můžete zvážit různé způsoby:

  • Ve všech případech, svěřte svou personální správu profesionálům : nábor nebo investice do školení za účelem zlepšení dovedností vašich zaměstnanců, outsourcing určitých úkolů (příchozí sledování a / nebo výpočet mezd, úpravy a zasílání zpravodajů, příprava sociálních prohlášení, správa výkazů výdajů, výpočet dovolené atd.).
  • Pokud je váš personální management řízen interně, ujistěte se, že implementujete potřebné prostředky : pravidelné školení, účast na konferencích, informační schůzky pořádané odbornými pobočkami, právními poradci nebo účetními, předplatné odborných webů a časopisů …
  • Investujte do nástrojů umožňujících standardizaci nebo dokonce automatizaci určitých úkolů vám může ušetřit drahocenný čas na časově náročné činnosti bez přidané hodnoty a omezit riziko chyb. Prohlédněte si trh, proveďte studii nákladů a přínosů: existují řešení pro všechny rozpočty a velikosti podniků. Od jednoduchého řízení času nebo mzdového softwaru až po plný HRIS spojený se spolupracujícím intranetem, který každému zaměstnanci umožňuje zadat data dovolené a výkazy výdajů. Užitečné nástroje pro provozní řízení, archivaci, monitorování a analýzu indikátorů, vytváření řídicích panelů, sociální zprávy, jedinečné výroční zprávy atd.
  • Dávejte pozor, aby vaše personální administrativa nespočívala u jedné osoby : buďte připraveni na jakoukoli nepřítomnost nebo odjezd zajištěním sdílení znalostí, školení záloh, psaní všech postupů …

Zanedbání administrativního řízení personálu v módě “bude následovat správcovství “je velká chyba. Personální management, zdaleka ne klišé, dokonale zapadá do celkového strategického přístupu společnosti. A to platí o to více, jak se podnikání rozrůstá a řada úkolů personální správy je stále složitější.

wave wave wave wave wave