Co je personální management?
V každodenním jazyce jsou personální management a řízení lidských zdrojů někdy zmatené.
Ale zatímco HRM pokrývá koncepce strategie, rozvoje a mobilizace lidských zdrojů, personální management, nazývaný také personální správa, odkazuje na čistě administrativní aspekt řízení zaměstnanců.
To se týká všech úkolů správy a každodenního řízení smluvních vztahů mezi zaměstnanci-obchodními, kolektivními i individuálními, od jejich vstupu až po opuštění pracovní síly.
Mise personální správy
Nezbytné, jakmile jsou přijati zaměstnanci, může administrativní správu zaměstnanců řídit, v závislosti na typu a velikosti podniku, management, účetní oddělení, HR manažer nebo specializované oddělení.
Pokrývá široké pole působnosti:
- Správa individuálních a smluvních souborů pro každého zaměstnance : dokončení, sledování a archivace všech administrativních a zákonných povinností, od vstupu do výstupu každého zaměstnance (pracovní smlouva a dodatky, lékařské prohlídky, výplatní pásky, potvrzení o školení, změny situace atd.)
- Řízení pracovní doby a absence : placená dovolená, nemoc, školení, RTT, přesčasy, plány …
- Správa mezd, sociálních příspěvků a mezd : sběr dat, výpočet, platba, vydání povinných dokumentů atd.
- Správa povinných pravidelných administrativních prohlášení a vztah s veřejnou správou, zdravotním pojištěním, soukromým pojištěním (vzájemné, prozřetelné …)
Jaké jsou výzvy pro administrativní řízení personálu?
Personální management však není jen o vyřízení administrativních formalit: reaguje na velké výzvy.
- Právní problém: právní a daňové nedodržení může být velmi nákladné
Personální správa zajišťuje řádné plnění různých administrativních, právních a daňových povinností a uchovává dokumenty prokazující jejich plnění: prohlášení různým organizacím, dodržování závazků a povinností týkajících se pracovní doby, dovolené, výplaty atd.
To je nezbytná podmínka, jak se vyhnout finančním a dokonce trestním sankcím, které jsou v případě kontroly (dokonce automatické) často těžké, a potenciálně katastrofické z hlediska image.
- Sociální problém: klíčové procesy pro chod společnosti a spokojenost zaměstnanců
Nábor, výplaty, převody, povýšení …: respektování postupů a práv, efektivita a schopnost personálního řízení v těchto předmětech jsou pro zaměstnance rozhodující.
Vyhovující personální správa neposkytuje žádné bonus : splňuje minimum očekávané zaměstnanci. Na druhé straně je dopad nedostatečného personálního řízení okamžitý: spory, odchody, zhoršení sociálního klimatu a motivace …
Efektivní řízení lidí je B-A-BA dobré značky zaměstnavatele a efektivní organizace.
- Ekonomický a strategický problém: klíčová data pro společnost
Personální správa spravuje, poskytuje a udržuje data nezbytná pro strategická rozhodnutí: řízení pracovní síly, absence, mzdové a jiné náklady představující významnou část rozpočtu společnosti … Dodává spolehlivá data do sociální zprávy, HR dashboardů a všech studií nezbytné pro analýzu sociální situace společnosti a přijímání informovaných rozhodnutí.
Stručně řečeno: nezbytná pro fungování společnosti je personální správa základem veškerého řízení lidských zdrojů.
Personální management: náročný obor
Pokud personální management ztratil své pověření, protože HR se stává strategickým partnerem, zanedbání vaší personální administrativy by bylo chybou.
Jeho organizace a profesionalizace si zaslouží stejnou pozornost jako jiné klíčové oblasti HR, jako je nábor nebo GPEC.
Správa personálu vyžaduje specifické dovednosti:
- extrémní přísnost : četné povinnosti s přísnými termíny, někdy složité výpočty ovlivňující citlivé prvky, jako jsou výplatní pásky každého zaměstnance nebo dodržování daňových a právních předpisů společnosti … Chyby nebo zpoždění mohou mít vážné důsledky.
- etika a smysl pro důvěrnost : zásadní při zpracování a ukládání citlivých údajů pro každého zaměstnance a pro společnost.
- pokročilé technické dovednosti : Daleko od aplikace automatických systémů je personální správa složitým oborem s mnoha a měnícími se pravidly, která vyžadují pečlivou analýzu a výzkum. Časté legislativní a regulační změny vyžadují neustálé sledování a aktualizaci znalostí.
- schopnost být silou návrhů a očekávání : předvídatelné změny, způsoby optimalizace pro minimalizaci nákladů, upozornění na závěje … Studna personální manažer musí mít velmi podrobné znalosti o společnosti a jejím sektoru, jeho právním prostředí, strategii, HR a finančních problémech, jeho perspektivách a omezeních. Není náhodou, že tuto funkci často vykonává podnikatel v malých strukturách.
Jaká řešení pro kompatibilní a efektivní správu?
Dobrý personální management je nevyhnutelně nákladný. Ale v závislosti na vašem rozpočtu, velikosti vaší firmy můžete zvážit různé způsoby:
- Ve všech případech, svěřte svou personální správu profesionálům : nábor nebo investice do školení za účelem zlepšení dovedností vašich zaměstnanců, outsourcing určitých úkolů (příchozí sledování a / nebo výpočet mezd, úpravy a zasílání zpravodajů, příprava sociálních prohlášení, správa výkazů výdajů, výpočet dovolené atd.).
- Pokud je váš personální management řízen interně, ujistěte se, že implementujete potřebné prostředky : pravidelné školení, účast na konferencích, informační schůzky pořádané odbornými pobočkami, právními poradci nebo účetními, předplatné odborných webů a časopisů …
- Investujte do nástrojů umožňujících standardizaci nebo dokonce automatizaci určitých úkolů vám může ušetřit drahocenný čas na časově náročné činnosti bez přidané hodnoty a omezit riziko chyb. Prohlédněte si trh, proveďte studii nákladů a přínosů: existují řešení pro všechny rozpočty a velikosti podniků. Od jednoduchého řízení času nebo mzdového softwaru až po plný HRIS spojený se spolupracujícím intranetem, který každému zaměstnanci umožňuje zadat data dovolené a výkazy výdajů. Užitečné nástroje pro provozní řízení, archivaci, monitorování a analýzu indikátorů, vytváření řídicích panelů, sociální zprávy, jedinečné výroční zprávy atd.
- Dávejte pozor, aby vaše personální administrativa nespočívala u jedné osoby : buďte připraveni na jakoukoli nepřítomnost nebo odjezd zajištěním sdílení znalostí, školení záloh, psaní všech postupů …
Zanedbání administrativního řízení personálu v módě “bude následovat správcovství “je velká chyba. Personální management, zdaleka ne klišé, dokonale zapadá do celkového strategického přístupu společnosti. A to platí o to více, jak se podnikání rozrůstá a řada úkolů personální správy je stále složitější.