Pokud je primárním cílem těchto formálních setkání shromáždit všechny aktéry projektu za účelem ověření různých výstupů, faktem zůstává, že tato pravidelná setkání jsou zásadní pro úspěch projektu, což.
Sdílení stejné vize věcí, výměna informací, odborných znalostí, inteligentní práce stejným směrem, s kolektivním cílem, opravování chyb za pochodu … tolik ingrediencí příznivých pro úspěch, kolektivní i individuální.
Co je to revize projektu?
Dobře zpracovaný projekt je v průběhu svého vývoje spojen s různými klíčovými fázemi. Tyto fáze jsou zhmotněny ověřením milníků (nebo milníků), které to umožňují zhodnotit postup uvedeného projektu v čase „t“ a potvrdit, že byl učiněn krok úspěšně, a tak může být zahájena další fáze. Během těchto formálních setkání zvaných „přezkoumání projektů“ se milníky ověřují - nebo ne.
Tato pravidelná setkání jsou definována od začátku. Rozhodnutí přijatá během těchto kontrol jsou neodvolatelná a vymahatelná. Slouží jako reference, na které se lze spolehnout při dalších operacích.
Herci
Projektovou skupinu tvoří kompletní tým lidí, kterých se uvedený projekt týká. Může být složen například takto:
- sponzor projektu,
- projektový manažer,
- projektový tým,
- odborníci a / nebo partneři,
- sponzor.
Cíle
Recenze projektů mimo jiné umožňují:
- Koukni na tohle cíle fáze jsou dobře dosaženy ,
- zkontrolujte, zda termíny a termíny jsou dodržovány ,
- ověřit různé fáze projektu,
- zvládat nebezpečí , možné incidenty, problémy nebo rizika,
- rozhodnout o možném přeuspořádání nebo přeorientování ,
- spustit a výzva k získání finančních prostředků ,
ale také :
- federovat opět herci kolem úspěchu projektu,
- komunikovat z očí do očí,
- posílit kolektivní inteligenci ,
- podporovat spolupráci mezi různými protagonisty,
- poskytnout globální, jedinečnou a přesnou vizi projektu každé ze zúčastněných stran.
Druhy časopisů
Existuje několik typů přezkoumání projektů, mezi které patří:
- Řídící výbor: skládá se z provozních manažerů v projektovém řízení, dohlíží na projekt jako celek: sestavení týmu, určení projektového manažera, definování fází, termínů a různých následných schůzek, validace kroků, rozhodování- výroba atd.
- Revize rozpočtu : implementován jako součást rozpočtového řízení, umožňuje kontrolu a sledování výdajů a příjmů: sledování nesrovnalostí, revizí, opětovných úprav, prognóz.
- Recenze sprintu : v kontextu agilních projektů se koná na konci každého sprintu a umožňuje prezentovat to, co bylo vyvinuto během minulého sprintu, zhodnotit průběh projektu, ověřit nebo upravit možnosti přesunu na další sprint.
- Přezkum výroby : jako součást výroby nového výrobku umožňuje ověření všech fází, provedení jakýchkoli úprav, ověření shody atd.
Jak tento typ schůzky funguje
Jako u každé schůzky není ani revize projektu výjimkou z pravidla: čas vyhrazený této schůzce nelze prodloužit, musí být pečlivě připraven a její průběh rámcován pro zvýšení efektivity.
Probíhá následovně:
- příprava : definice programu jednání, osob, které mají být svolány, místo, harmonogram, vytvoření referenčních dokumentů (řídicí panely atd.)
- pozvání : svolejte účastníky (pouze ty, jejichž přítomnost je nezbytná) zasláním přesné agendy a role každého z nich.
- vedení schůzky : prezenční listina (zkontrolujte, zda jsou přítomni všichni svolaní aktéři), jmenování zpravodaje, otevřenost (upřesněte cíl a milník, který má být ověřen), dynamická a živá animace (skutečná výměna s různými partnery), včasné a distribuované projevy, respektování načasování , atd.
- přesnost, stručnost a pozitivita : Nyní není čas ztratit se v podrobnostech pro každou splněnou misi, ani zmiňovat pouze potíže, se kterými se setkáváme. V obou případech by byla motivace celé skupiny výrazně snížena.
- závěr : rozhodování, validace, opatření, která je třeba provést, představení dalšího milníku atd.
- zpráva : psaní a zasílání všem účastníkům a postiženým lidem.
- soubor hodnocení projektu : vytváření a pravidelná údržba prováděných ověřování, přijímaných rozhodnutí atd.
- pravidelný : kontrola implementace definovaných akcí a dodržování přijatých rozhodnutí.