E -maily spravujte dobře pro lepší profesionální efektivitu

Nenechte se přepadnout počtem „nepřečtených“ e -mailů

Zaměstnanec nebo nezávislý pracovník, stresovaný nebo uvolněný v práci, ultra propojený nebo ne: bez ohledu na profil, drtivá většina pracovníků není imunní vůči tlaku „nepřečtených“ e -mailů. Vědomě nebo ne, tyto nevyřízené zprávy se hodí jako tolik úkolů, které mají být zpracovány v koutku vašeho mozku, a vyvíjet silný psychologický tlak.

Zlaté pravidlo pro efektivní správu profesionálních e -mailů: nenechte se zahltit počtem nepřečtených e -mailů. Snižujete tím tlak a pracujete v lepších podmínkách. Několik tipů, jak se nenechat zahltit:

  • Okamžitě zpracovávejte e -maily, které vyžadují kratší dobu zpracování. Když otevřete doručenou poštu, identifikujte zprávy, které vyžadují krátkou odpověď, a okamžitě ji napište. Soubor je zavřený, můžete spokojeně zaškrtnout položku ve svém seznamu úkolů a pokračovat dál.
  • Použijte adresáře. Některé e -maily vyžadují delší dobu zpracování. Jiné zahrnují partnery třetích stran nebo prvky nezávislé na vaší vlastní pracovní síle: odpověď se nutně zdržuje. Zařaďte tyto zprávy do adresářů. Můžete například vytvořit adresář „ke zpracování“: to vám umožní číst e -maily, které se již nezobrazují jako „nepřečtené“, a archivovat je ve složce, kde můžete konzultovat, kdy budete moci zpracovávat e -maily. Poznámka: štítky můžete organizovat podle stupně naléhavosti nebo termínů - „vyřízení do 24 hodin“, „vyřízení do 7 dnů“ …

Naplánujte automatické odpovědi

Během dovolené naprogramujte automatickou zprávu o nepřítomnosti. Kromě toho, že řádně informujete osobu, se kterou mluvíte, pomůže vám to uklidnit mysl - a užít si dovolenou naplno! „Robot“ za vás odpověděl, odesílatel zprávy si je vědom toho, že na ně budete odpovídat v uvedený den. Žádný stres, komunikace je zachována.

Proměňte svou doručenou poštu ve skutečný pracovní nástroj

Profesionální poštovní schránky jsou vybaveny výkonnými funkcemi, o které máte zájem. Mezi tyto funkce: adresáře. Umožňují vám nejen snížit počet nepřečtených e -mailů, ale také strategicky třídit a archivovat vaše zprávy, jako fyzický organizátor.

Představte si svůj e -mail jako třídič. Tato platforma se stává cenným nástrojem pro optimalizaci vaší organizace při práci. Pokud je každá zpráva vložena na své místo, vaše nápady jsou jasnější: můžete se 100% soustředit na své hlavní podnikání. Nastavení této organizace trvá předem trochu času, ale dlouhodobě hodně ušetříte.

Poznámka: někteří praktikují zásadu „nulové zprávy“. Jde o to, opustit kancelář bez jakékoli zprávy ve vaší doručené poště: e -maily, ať už zpracované či nikoli, jsou okamžitě archivovány v příslušném adresáři. V závislosti na stupni odolnosti vůči profesionálnímu tlaku můžete tyto zásady vyzkoušet.

Stanovte „časy e -mailů“

Efektivní správa profesionálních e -mailů je také o tom, aby nás nerušil jejich předčasný příchod po celý den - a v noci! Zvýšíte produktivitu práce nastavením „časů e -mailů“.

Pravidla, která je třeba dodržovat:

  • Zůstaň ve střehu. Obdržíte e -mail o úkolu, který právě děláte? Přečtěte si zprávu okamžitě. Váš kontakt vás může informovat o aktualizaci projektu nebo úpravě k integraci. Musíte si být vědomi těchto prvků, abyste si byli jisti, že míříte správným směrem.
  • Vaše zprávy pravidelně zpracovávejte. Vyřizování přijatých e -mailů vám brání soustředit se na svůj úkol po ruce. Přerušení práce zpomalí vaše tempo a budete méně efektivní. Naplánujte si proto pravidelné řízení: ráno, před a po polední přestávce a hodinu před odchodem z kanceláře.
  • Potlačte oznámení. Příchod e -mailových upozornění na váš počítač nebo smartphone také ovlivňuje vaši koncentraci. Deaktivujte oznámení pro zlepšení výkonu a snížení stresu.
  • Vyrovnávejte odezvu a efektivitu při práci. Zůstaňte pohotoví: váš kontakt vám bude vděčný za krátkou dobu odezvy. Uvědomte si však, že několikhodinové zpoždění je zcela přijatelné.

Zrušte odběr nerelevantních zpravodajů

Jste pravidelně spamováni? Zaplaveni bezcennými propagačními zprávami? Dostáváte zastaralé zpravodaje týkající se vaší aktuální pozice? Tolik přijatých zpráv, které vás rozptylují ve vaší práci, znečišťují váš systém zasílání zpráv a vaši mysl. Uvědomte si čas ztracený při otevírání, čtení a zpracování těchto e -mailů. Poté se můžete vědomě odhlásit ze seznamu adresátů.

Poznámka: nástroje - například Cleanfox - vám umožňují automaticky se odhlásit z několika vybraných e -mailových seznamů na několik kliknutí.

Omezit skupinové zásilky

Zatímco funkce CC a BCC a hromadné zasílání e -mailů mohou být užitečné, rezervujte si je moudře … Čím více příjemců vašich zpráv, tím více zvýšíte počet e -mailů, které dostanete jako odpověď. Konverzace se navíc může rychle stát zdrojem nepořádku a nedorozumění.

Před jakýmkoli odesláním si položte otázku o relevanci příjemců. Ukládáte si zbytečné e -maily ke zpracování, ukládáte si výměny partnerů, které se jich netýkají.

Uspořádejte tělo e -mailu co nejlépe

Další způsob, jak omezit nekonečné výměny: buďte jasní a organizovaní v těle zprávy.

  • Pokládejte všechny otázky, abyste se k nim nevraceli nahodile. Uspořádejte své nápady a optimalizujte čitelnost zprávy pomocí odrážek nebo jiného seznamu.
  • Pište jednoduše a efektivně. Nejde o to být spisovatelem, jde o to, aby byly vaše požadavky snáze pochopitelné. Pište krátké věty a používejte jednoduché výrazy.
  • Rozdělte své věty. Řádky zlepšují srozumitelnost: použijte zásadu „jeden nápad, jeden odstavec, jeden nový odstavec, jeden konec řádku“.
  • Přečtěte si znovu. Toto je vaše šance zkontrolovat pravopis, gramatiku a interpunkci. Využijte také příležitosti a zkontrolujte, zda oslovujete správné příjemce. Pamatujte: jakmile kliknete na „odeslat“, vaše akce je konečná …

Pište své objekty pomocí klíčových slov

Kromě komunikačního nástroje je váš profesionální systém pro zasílání zpráv archivační platformou. Potřebujete najít nějaké informace? Potřebujete obnovit pozastavený projekt? Vyhledávací nástroj ve vašem systému zasílání zpráv dokáže najít příslušný e -mail … za předpokladu, že používáte správná klíčová slova. Při psaní předmětu zprávy si vyberte výrazy, které byste použili, kdybyste potřebovali tuto zprávu rychle najít.

Omezte umístění do koše

Kapacita vaší poštovní schránky vám umožňuje uchovávat značné množství e -mailů, nepřipravujte se o ni. Vězte, že spisy jsou nezbytné pro zaznamenávání informací, ale také pro to, aby sloužily jako důkaz v případě neshody.

Vytýká vám vaše N + 1, že jste nedodrželi jeho pokyny? Zákazník zpochybňuje dodržování termínů dodání vaší práce? Pomocí výměny e -mailů prokažte svou dobrou víru. Umístěte své e -maily do adresářů, místo abyste je mazali!

Odpojit!

Efektivní správa vašich profesionálních e -mailů také znamená naučit se je nespravovat nepřetržitě! Reagujte a buďte ostražití, ale pouze během pracovní doby.

  • Odeberte profesionální poštovní schránku z osobního telefonu.
  • Potlačte oznámení na svém smartphonu.
  • Uplatněte své právo na odpojení!
wave wave wave wave wave