Co je to projektové řízení?
Realizace projektu vyžaduje monitorování různých prvků, aby se zajistilo, že se provedená práce ubírá správným směrem. Pilotovat projekt tedy znamená shromažďovat soubor dat, analyzovat je, rozhodovat a případně implementovat opatření nezbytná k tomu, aby projekt dosáhl cílů, které mu byly přiděleny. To v rámci původně definovaném z hlediska kvality, nákladů a termínů.
Zaměstnanec odpovědný za dohled nad projektem neustále udržuje pod dohledem mezeru mezi tím, co je plánováno (prognóza) a čeho je dosaženo.
Tato mise je zásadní. Provedeno dobře, výrazně snižuje riziko selhání. Život projektu opravdu není dlouhá klidná řeka. Málokdy jde vše podle plánu. Po celou dobu výstavby je nutné do zubů nalít trochu oleje, nebo dokonce znovu seřídit mechaniku. To je jeden z klíčů úspěchu projektu.
Kdo pilotuje?
Tato každodenní manažerská mise je svěřena projektovému manažerovi. U velkých struktur dohlíží na dodržování termínů, využívání zdrojů a dosahování stanovených cílů řídící výbor (COPIL). V případě potřeby tento orgán přijímá důležitá rozhodnutí, jako je odložení data ukončení projektu.
Pilotní cyklus
Pilotování je strukturováno kolem plánovaných upevňovacích bodů. To je případ COPIL, který se schází na konci každé klíčové fáze (nebo když je dosaženo milníku), aby ověřil přechod do další. Kromě své role v COPIL je projektový manažer zodpovědný za každodenní manažerské mise.
Tato organizace nabízí agilitu nutnou k okamžitému zásahu týmu v případě potřeby a základ pro krok zpět, který je nezbytný pro strukturování rozhodnutí prostřednictvím schůzí řídícího výboru.
Pole působnosti pilota
1 - Implementujte nápravná opatření
Žádný projekt, i když je správně sestaven, není imunní vůči nepředvídatelnému: selhání subdodavatele, vadné zařízení, dodávka od nevyhovujícího dodavatele atd. Vedoucí projektu má za úkol najít se svým týmem průvod na danou událost, aby mohl provést nezbytná opatření k vyřešení problému.
2 - Spusťte preventivní akce
Když indikátory signalizují velmi brzy, že dojde k odchylce, je vhodné provést preventivní opatření. Například: sledování plánu ukazuje, že určité operace zaostávají za plánem. Místo čekání na definitivní nedodržení harmonogramu může být vhodné přidělit dodatečné zdroje z hlediska zaměstnanců nebo nových dovedností, aby se projekt dostal zpět do správných kolejí.
Typickým příkladem je preventivní údržba prováděná techniky, kteří vyměňují součástku dříve, než se pokazí.
3 - Správa požadavků na změnu
Ředitel pravděpodobně upraví svůj počáteční požadavek, dokud jsou týmy již v práci. Tyto změny mohou mít za následek úpravu toho, co bylo plánováno. Projektový manažer pak musí reorganizovat práci všech, nebo dokonce zmobilizovat další zdroje, aby se přizpůsobil nové situaci.
4 - Udržujte projektovou dokumentaci aktuální
Plán projektu, plánování, listiny, postupy, interní smlouvy atd. Provedené úpravy vedou k aktualizaci dokumentace a příslušných úložišť. Tento úkol je nezbytný k udržení kontroly nad prací. Bez toho se horizont projektu pravděpodobně zakalí, což má za následek problémy s koordinací mezi týmy.
Nástroje pro řízení projektů
Palubní deska
Pro efektivní správu je základní deska základním nástrojem.
2 hlavní cíle:
- sledovat rozdíly mezi prognózami a úspěchy, pokud jde o finanční zdroje, termíny, kvalitu a výsledky,
- sledovat průběh různých fází.
Umožňuje také komunikaci s týmem a zúčastněnými stranami prostřednictvím následných schůzek. Je to ústřední nástroj řídícího výboru.
Klíčové ukazatele řízení
Pro návrh efektivní a operativní tabulky je nutné zvolit relevantní ukazatele (KPI), zástupce postupu prací a úroveň dosaženého výkonu v souladu se stanovenými cíli.
Několik příkladů indikátorů projektového řízení:
- počet spotřebovaných hodin / počet plánovaných spotřebovaných hodin
- procento dokončení projektu
- míra využití rozpočtu
- počet nevyřešených bodů
Indikátory jsou definovány ve fázi návrhu.
Plánování
Plánování typu „Ganttův diagram“ je cennou pomocí při sledování postupu projektu. Takový nástroj nabízí detailní pohled na různé činnosti, úkoly, práce prováděné v časovém horizontu. Automatizace tohoto typu plánování zjednodušuje úpravy a dává možnost provádění simulací. Rozhodnutí se pak snáze přijímají, rozdělení úkolů je zjevnější atd.
Tabulka rizik
Tento souhrnný nástroj pro řízení rizik je užitečný pro udržování pravděpodobných zranitelností pod dohledem a pro provádění preventivních opatření. Tato tabulka je převzata z matice rizik definované ve fázi návrhu.
