Ujasněte si cíl, vyberte správný formát, sestavte správný tým… zde jsou kroky, které je třeba vzít v úvahu při organizaci a přípravě formální schůzky.
Různé fáze přípravy
-
Definujte cíl pracovního setkání
V tuto chvíli si položte otázku: „ Čím by měla schůzka skončit? Akční plán? Rozhodnutí? " Jste tedy schopni lépe posoudit zdroje, na které je třeba se obrátit pracovat na tématu. Například analýza dysfunkce se provádí s odborníky. Pokud je však cílem rozhodnout okamžitě, bude muset skupina zahrnovat jednoho nebo více osob s rozhodovací pravomocí. Tito lidé nemusí být nutně odborníky na tuto záležitost.
Aby bylo možné vést efektivní pracovní schůzku, slouží tento cíl jako společné vlákno v celé diskusi.
-
Vyberte správný typ schůzky
Setkání za účelem řešení problémů, kreativity (generování nápadů metodou brainstormingu), služby … nebo jednoduše informací, zvolený typ samozřejmě vyplývá ze stanoveného cíle na začátku . Nepřistupujete stejným způsobem ke schůzce, jejímž cílem je komunikovat se svými týmy s jinými, jejichž účelem je dosáhnout kolektivní produkce. the styl animace implementace závisí také na povaze řešeného tématu a účelu pracovního setkání. V některých případech se může jednat o vzdálenou videokonferenční schůzku.
-
Vyberte účastníky
„Kdo může pomoci dosáhnout cíle? Kdo může být překážkou?“ Když si položíte tyto otázky, snáze poznáte, koho pozvat. Takže dostanete kompletní tým v souladu s cíli a předmětem. Definujte optimální počet účastníků pro výměnu a efektivní rozhodování. Díky kontrolované době hovoru bude schůzka ještě produktivnější.
-
Definujte plán
Organizujte tok výměn a komunikace. Různé fáze pracovního setkání a projednávaná témata, dílny v případě potřeby … vše zaznamenáno do agendy zařazením prioritních předmětů do první části programu.
Přiřaďte pracovní dobu pro každou fázi. Vyhnete se tak přetečení jednoho subjektu na úkor druhého. Strategista a taktik v prvních fázích, poté jste organizátorem.
-
Naplánujte si schůzku
Zajistěte dostupnost všech účastníků pro výběr data a časového úseku. Pak rozesílejte pozvánky účastníkům (nebo pozvánky) k oficiálnímu potvrzení. Pokud je to možné, naplánujte si schůzku na čas, který každému usnadní soustředění a plné investice.
-
Připravte si pracovní dokumenty a další věcné body
Identifikujte potřebné dokumenty, vzorky produktů atd. Rozvíjejte podporu prezentace . Slavný PowerPoint na kterém jsme všichni strávili hodiny a hodiny !! Definujte pravidla hry. Základní úkol pro efektivní řízení výměn.
Připravte logistiku (rezervace zasedací místnosti, tabule, lepenková krabice , zpětné projektory,. ). Je vždy znepokojivé ztrácet čas, když přijde čas kompenzací nedostatku organizace. Napište program.
Jakmile je tato práce dokončena, jste připraveni vžijte se do role facilitátora!
Viz také jako rozšíření tohoto tématu jak připravit workshop.
