Manažerská komunikace - definice
" Obecně řečeno, manažerská komunikace odpovídá interakcím mezi managementem společnosti a organizací. Přesněji mezi manažerem a jeho týmem.
Tento rámec má na starosti přenos informací a směrnic z vyšších hierarchických úrovní mezinárodní komunikace , destilovat zprávy týkající se jeho vlastního vedení, aby získal závazek svého týmu atd. Je založen na specifických dovednostech, které umožňují manažerovi efektivně předat zprávu. ."
Toto cvičení může být obtížné. Částečně z tohoto důvodu je mnoha profesionálům tento úkol nepříjemný. Tento nedostatek důvěry je také způsoben skutečností, že manažerská komunikace vyžaduje minimum školení. Minimum není vždy zaručeno.
Jaké jsou výzvy manažerské komunikace?
Komunikace je základem každého vztahu, ať je jakýkoli. Člověk nemůže komunikovat. Interakce s ostatními je součástí jeho primárního fungování.
V podnikání je pro manažera klíčové zvládnout toto cvičení. Rozumět nejen svému okolí, ale také plnit své poslání.
Co komunikovat? Když ? Čí? Tyto otázky naleznou odpověď v konzistentnosti provedených akcí. Pokud mají zaměstnanci například akční plány spojené s obecnou strategií, musí je střední manažer odpovědný za řízení těchto lidí informovat o celkových výsledcích strategie a o jakýchkoli periferních informacích, pokud nejsou. Není důvěrné.
Dobrá manažerská komunikace se tedy mimo jiné zaměří na:
- informovat efektivně své zaměstnance, vyměňovat si s nimi, vést s nimi dialog,
- udržovat odkaz mezi různými vrstvami společnosti (vrcholový management, střední manažeři, místní manažeři, zaměstnanci atd.)
- sdílet informace mezi různými službami , podílet se na duchu společnosti a posilovat členství v jedné a téže organizaci, pracovat pro kolektivní inteligenci, spolupráci a inovace,
- relé , sdílet kultura, hodnoty, strategie společnosti,
- vést transformace k úspěchu tím, že dává smysl svěřeným misím a úkolům,
- jasně a přesně definovat úkoly pro lepší účinnost, zejména prostřednictvím definice cílů SMART,
- přivést lidi zpět do centra společnosti ,
- vytvořit atmosféru důvěry a dobrý soudržnost týmu ,
- motivovat efektivně inspirovat, zapojit, povzbudit, poblahopřát …
Jak manažer komunikuje?
Manažerská komunikace dnes funguje ve 3 osách:
- klesající : od manažera po jeho zaměstnance,
- vzestupně : od manažera k jeho hierarchii,
- příčný : od manažera k ostatním manažerům / oddělením organizace.
Požadované dovednosti
Manažer musí být schopen mobilizovat určitý počet dovedností a vlastností, aby mohl efektivně komunikovat se svým týmem.
- Aktivní poslouchání - Abychom byli vyslechnuti a vyslechnuti, je především nutné vědět, jak druhému naslouchat pozorně a nedirektivně, aby se tento mohl vyjadřovat zcela svobodně, bez strachu z unáhleného soudu a bez tlaku. Aktivní poslech znamená vědět, jak dekódovat neverbální jazyk a přizpůsobit svou komunikaci, slyšet nad rámec vyjádřených slov. Základní dovednost, pokud jde o vedení lidí.
- Schopnost komunikovat s ostatními - Buďte v klidu s ostatními nebo na veřejnosti, odvažte se mluvit, umíte říci ne, znáte různé typy osobností a víte, jak je identifikovat, aby přizpůsobili vaši komunikaci, našli správná slova a správný čas na vyjádření toho, co musí předávat dál… To všechno jsou prvky, které musí manažer v rámci svého poslání dokonale zvládnout.
- Emoční inteligence a empatie - Rozpoznávejte, kontrolujte a používejte své emoce moudře pro plynulejší komunikaci a vztahy. Plné vědomí toho, co ten druhý může cítit, umožňuje manažerovi přizpůsobit se jakékoli situaci. Empatie zase pomáhá vytvořit skutečné klima důvěry a autenticity, které je pro řízení lidí zásadní.
- Charisma a asertivita - Odvážit se zaujmout své místo a prosadit své volby je zásadní, pokud člověk zaujímá manažerské postavení. Aby manažer inspiroval, motivoval, byl vyslyšen a respektován, musí ukázat charisma a vedení.
Co podporuje?
Komunikace může být písemná nebo ústní, adresovaná jednomu nebo více příjemcům, může být více či méně formální, organizační povahy (definice úkolů / cílů, hodnocení atd.) Nebo interpersonální (výměny bez odkazu na různé pozice / hierarchické úrovně: diskuse mezi kolegy atd.).
Manažer tak zajistí přizpůsobení své podpory cílům zprávy, okolnostem, za nichž je předávána, osobnostem / funkcím jeho partnera.
- E -maily : předávat informace / dokumenty nezbytné pro řádné plnění úkolů (pozvánka na briefing, sdílení pořadu jednání, číselné údaje a data atd.).
- Kurýři : vyhrazeno hlavně pro velmi právně regulované účely (reorganizace, převod, navýšení, ukončení smlouvy, propuštění, výzva k objednání a další sankce atd.).
- Telefon : získat informace rychleji než e -mailem, přenášet důležitá a naléhavá data …
- CSR, intranet, sociální sítě : k výměně dokumentů, informací, školicích materiálů atd. Dávejte si však pozor na to, abyste jejich používání zarámovali, aby nedošlo k uklouznutí, závislosti, nadužívání …
- Kolektivní setkání : dopolední briefingy, zasedání k zamyšlení, posun vpřed, zhodnocení nadcházejících nebo aktuálních projektů, seminářů atd.
- Individuální schůzky : každoroční rozhovory, individuální zpětná vazba atd.
- Konstruktivní zpětná vazba : motivovat a povzbuzovat, v případě potřeby opravit kurz, ale také přijímat zpětnou vazbu od zaměstnanců.
- Setkání týmu : ukázat každému skutečnou osobnost, posílit pocit sounáležitosti s týmem, posílit soudržnost, podporovat spolupráci a kolektivní inteligenci.
- Neformální setkání : sjednotit skupinu, lépe poznat své zaměstnance a kolegy …
Jaký rytmus?
Je obtížné definovat konkrétní rytmus pro optimální manažerskou komunikaci. V závislosti na aktivitě, velikosti organizace / společnosti, geografickém rozptýlení zaměstnanců a rychlosti výměn se může velmi lišit.
Je však důležité pravidelně komunikovat. Manažer může definovat pravidelná a strukturovaná kolektivní a individuální setkání - jejichž data a účel budou sděleny zúčastněným zaměstnancům, ale také může v případě potřeby zařadit rozhovor do denní nebo týdenní agendy. Ve skutečnosti nebo v případě nouze, nepředvídané.
Rytmus různých bodů lze tedy formulovat následovně:
- ze dne na den - Manažer a spolupracovníci se setkávají.
Cíl: začít den a rychle se podívat na probíhající úkoly, mise a projekty.
Každý člen týmu je například vyzván, aby řekl, co dělal den předtím, cíle, kterých dosáhl, projekty, na kterých bude během dne pracovat, jakékoli potíže, se kterými se setká.
Tyto relativně neformální rozhovory (nebo briefy) obvykle probíhají vždy ve stejnou dobu. Každý zaměstnanec má přibližně 1 minutu na to, aby řekl, co chce říci. Může to být také příležitost pro manažera motivovat své jednotky anekdotou, pozitivní myšlenkou … Aby byla efektivnější, musí být přítomni a účastnit se všichni členové týmu - fyzicky nebo virtuálně prostřednictvím konference call / visio, e -mailu svou práci, pokud nemohou jinak.
- týdně - Manažer a spolupracovníci se setkávají.
Cíl: stanovit přesnější bod pokroku (předem definovat ukazatele, které budou použity), stanovit termíny a cíle pro příští týden.
Cílem je zapojit zaměstnance do určitých strategických rozhodnutí, aby mise daly smysl. V ideálním případě budou tato relativně formální týdenní setkání sedět u stolu a trvat maximálně 1 až 2 hodiny. Dávají dohromady všechny členy týmu.
- měsíční - Setkají se manažer a zapojení zaměstnanci.
Cíl: provést formálnější aktualizaci průběhu měsíce a definovat cíle pro nadcházející měsíc, aktualizovat ukazatele, v případě potřeby upravit plány a termíny projektů. Může to být také otázka zhodnocení veškerého probíhajícího školení / koučování.
Tato setkání se budou přednostně konat ráno, aby se maximalizovala jejich účinnost, a budou trvat 1 až 2 hodiny. Není povinné svolat všechny členy týmu. Manažer to provede podle provozního režimu týmu a zvyklostí společnosti.
- roční - Manažer a spolupracovníci se setkávají jednotlivě nebo se schází celý tým / společnost.
Cíl: každoroční hodnotící pohovory pro manažera a každého z jeho zaměstnanců, firemní seminář, teambuilding, konkrétní akce …
Semináře, team buildingy a další výroční akce se konají na místě nebo mimo něj a sdružují všechny členy týmu, všechny zaměstnance atd. podle kontextu.
Roční hodnocení mají velmi přesný rámec a jsou prováděna podle konkrétních pravidel.