Plánování projektu - Metody a nástroje

Cílem plánování je skutečně včas zorganizovat postup jednotlivých fází projektu. Základní úkol pro kontrolu termínů.

Plánování projektu se skládá z rozdělit jej do několika kroků (identifikace všech úkolů, které je třeba provést) , z odhadnout dobu trvání , z identifikovat posloupnost kroků (včetně těch, které lze provádět souběžně - plánování úkolů, kritická cesta), alokovat zdroje (finanční a lidské) a nakonec model této organizace na provozním dokumentu sdíleny mezi všemi zúčastněnými aktéry za účelem optimalizace postupu a sledování realizace.

Jak naplánovat projekt?

Plánování projektu je založeno na metodách a nástrojích, které zapadají do tří hlavních fází projektového řízení: definice rozsahu, stanovení benchmarku a řízení.

1. Nastavte obvod

Projekt bude mobilizovat lidi z různých prostředí a často s omezenou dostupností. Dávat smysl této mobilizaci je proto zásadní:

  • Jaké potřeby projekt splňuje? Jaký je jeho konečný účel? Z jakých předpokladů vychází (kontext, směrnice atd.)?
  • Jaké je prostředí projektu: zúčastněné strany, rozsah, rozhraní, omezení?

Odpověď na tyto otázky pomáhá definovat projekt. Je proto nutné zabránit tomu, aby vnější prvky (které se týkají pouze nepřímo projektu nebo nad nimiž projektový tým nemá žádnou kontrolu) zasahovaly do následujících fází. Tuto rámcovou práci lze zahájit brainstormingem a formalizovat ji ve formě poznámky nebo myšlenkové mapy. On je zásadní pro plánování kdo bude následovat.

Jakmile je rámováno, je možné provádět strukturování podle úkolů. Poté lze nasadit centrální nástroj pro řízení projektů: organizační diagram úkolů nebo WBS (Work Breakdown Structure). Jde o vyčerpávající výčet „všeho, co je třeba udělat“ a seskupení úkolů podle témat prostřednictvím stromové struktury. Jedná se o iterační proces: je možné, že skupiny úkolů budou identifikovány později během fáze plánování.

Dobrá praxe: WBS musí být možné syntetizovat na stránce formátu A4. Mělo by to umožnit někomu mimo projekt porozumět všemu, co je třeba udělat při prvním čtení. Úkoly mezi nimi proto musí mít minimální počet rozhraní, aby bylo strukturování čitelné i operativní.

2. Vytvořte úložiště projektů

Chcete-li cílit výkon, projekt zapadá do slavného triptychu nákladů a kvality. Přestože se plán zaměřuje hlavně na termín, je zřejmé, že delší nebo kratší termíny budou mít kromě spokojenosti zákazníků dopad i na další dvě dimenze. Aby se plánování přizpůsobilo těmto omezením, má projektový manažer k dispozici několik nástrojů.

Identifikujte kritickou cestu: síť PERT

Kritická cesta je posloupnost úkolů, jejichž trvání nelze měnit, aniž by to mělo vliv na celkovou dobu trvání projektu. Toto cvičení má zásadní význam pro definování priorit při přidělování zdrojů (rozpočtové, lidské, technické, administrativní atd.) A při plnění úkolů. Bez kritické cesty je obtížné získat realistický obraz o životaschopnosti projektu. Za tímto účelem je síť PERT cenným nástrojem: zaměřením se na sekvence, a nikoli na plán, umožňuje identifikovat manévrovací prostor a kompromisy, které je třeba provést za účelem optimalizace plánování projektu. .

Vytvořte úložiště plánování: graf GANTT

Plán GANTT zobrazuje úkoly jako vodorovné pruhy v časovém grafu. Musí tedy ukázat témata WBS, vzájemné závislosti mezi úkoly a makroúkoly, termíny a kritickou cestu. Zejména umožňuje identifikovat klíčové fáze projektu, alokovat zdroje a stanovit ověřovací milníky a sledovat produkci výstupů, zejména pokud existují orgány (řídící výbory, řídící výbory atd.). Harmonogram by měl být co nejvíce sestaven a sladěn prostřednictvím rozhovorů se zúčastněnými stranami a setkání se členy projektového týmu za účelem sdílení předpokladů.

Dobrá praxe: Abyste se vyhnuli neustálému zpochybňování prvků plánu, je vhodné sepsat poznámku k hypotéze. Tím budou formalizována všechna rozhodnutí nebo předpoklady zachované pro sestavení plánu; bude také cenným monitorovacím nástrojem v průběhu projektu, pokud se vyžaduje změna kontextu nebo směrnic a úprava určitých parametrů.

3. Plánování a řízení

Jakmile je plán (spolu) vytvořen a ověřen, projektový manažer se musí prezentovat jako garant úložiště. Ten druhý by se nikdy neměl měnit podle postupu úkolů - což může být lákavé ukázat, že jste „včas“. Je také zásadní, protože referenční plán je často skutečným interním a dokonce externím komunikačním nástrojem pro projekty zahrnující širokou veřejnost. Pokud se tedy tento plán neustále mění, jaká důvěryhodnost zůstane projektu a jeho týmu?

Monitorování plánování pomocí řídicího panelu

Aby se během fáze pilotování nedostal do této nástrahy, může projektový manažer používat denní řídicí panel projektu ke sledování průběhu úkolů zařazených podle stromové struktury WBS a v souladu s plánem. Může to být jednoduchý soubor aplikace Excel popisující průběh (dokončený / probíhá / pozdní / nespuštěn) a zaznamenávající prvky přenášené členy projektového týmu do sloupce „komentáře“. Řídicí panel je cenným nástrojem pro usnadnění revizí projektů. K úpravě úložiště by mělo dojít pouze v případě zásadní změny v projektovém prostředí a bude o něm jednat celé vedení projektu.

Předvídejte rizika, abyste omezili skluzy při plánování

A konečně, nastavení přístupu k řízení rizik může být řešením, jak omezit skluzy v plánování. Musí být zahájeno během fáze konsolidace plánování, aby bylo možné doplnit hypotézu. Sekvence brainstormingu přináší všechna rizika spojená s projektem; tato rizika jsou poté zařazena do matice podle jejich závažnosti a pravděpodobnosti. Tento proces musí být v průběhu projektu animován prostřednictvím pravidelných revizí rizik.

Software pro řízení projektů (Saas a samostatný) tyto úkoly výrazně usnadňuje.

wave wave wave wave wave