Pokud se cítíte zahlceni počtem úkolů, které musíte splnit, a máte problémy s určováním priorit, je na čase přemýšlet o sestavení seznamu úkolů. Nabízíme vám rámec pro vytvoření vlastního nástroje pro správu úkolů. Seznam úkolů je klasickou osobní organizací, kterou je třeba znovu objevit a procvičovat.

Tento praktický a jednoduchý nástroj vám bude velmi užitečný při zvládání celé této pracovní zátěže, která vám zahlcuje mozek.
Poté můžete své úkoly organizovat podle priority že budete mít definováno, a tak nezapomeňte na důležité věci.
Neexistuje jediná metoda, ale několik různých postupů v závislosti na citlivosti každé osoby a typu úkolu, který má být organizován.
Dáváme zde rámec pro vytvoření vlastního nástroje, i když to znamená přizpůsobení podle vašich potřeb.
Proč seznam úkolů?
Mnoho příznivých účinků:
- zaměřit se na úkoly s přidanou hodnotou,
- nezapomeňte na důležité termíny,
- neodkládej,
- snížit stres: nebuďte zahlceni ztrátou kontroly nad objemem práce, která má být vyrobena,
- získejte ucelený pohled na celé své pracovní vytížení
- a celkově efektivně spravujte svůj čas zlepšením své produktivity
Jak pokračovat ?
Je to velmi jednoduché, zorganizujte si to ve 3 krocích
-
Seznam hlavních úkolů a akcí, které máte na mysli.
Varování : efektivní seznam úkolů by neměl být přetížen . Je lepší sepsat hlavní akce (nebo shrnutí zápisu), nejdůležitější a / nebo nejnaléhavější, než sestavovat vyčerpávající seznam úkolů, které vás velmi rychle odradí. Nic nemůže být více demotivující, než vidět růst seznamu a odložení dalších a dalších aktivit na další den. Pokud jsou některé složité nebo velmi dlouhé na dokončení, rozdělte je na úkoly, které se snadněji plánují . Obecně by měly být uvedeny pouze činnosti kratší než 60 minut. Každému z nich přidělte dobu trvání, abyste usnadnili organizaci. Zde není důvod zaznamenávat název projektu jako úkol. Na druhé straně v seznamu najde své místo akce, kterou je třeba pro projekt provést.
Použijte akční slovesa přesně upřesnit obsah úkolů: „sepsat zápis ze schůze 20-04-2014“, „domluvit si schůzku s dodavatelem x“ atd.
V případě potřeby si vytvořte seznam osobních úkolů a seznam profesionálů. Znovu buďte opatrní: pokud pravděpodobně kombinujete profesionální a osobní úkoly ve stejných časových intervalech, vaše 2 seznamy musí být sloučeny, protože aktivity dvou profilů soutěží.
Před každou položkou přiřaďte prioritu, od priority po sekundární.
Pokud skončíte s velkým počtem úkolů označených za vysokou prioritu, projděte si je znovu. Jejich porovnáním nastavíte nové pořadí priorit.
Překlasifikujte úkoly podle definované priority.
Priority v horní části seznamu. K vizuální identifikaci úrovně priority můžete použít barevný kód. Váš seznam tímto způsobem vám poskytne flexibilitu při organizování dne a správném rozhodování. V případě potřeby zejména delegujte.
Jak používat seznam úkolů?
Obvykle to všechno začíná den předem. Připravte si den na další den vytvořením seznamu úkolů . Toto cvičení můžete také provádět ráno, než začnete svůj den.
Jak vaše práce postupuje, škrtněte zpracované . Je to malé potěšení nenechat se opomenout udržet motivaci na nejvyšší úrovni! Na konci dne, nést nesplněné úkoly přes noc (nebo později).
Nástroje
Existuje mnoho softwarových nástrojů a aplikací pro vytváření a používání seznamu úkolů, například správce úloh any.do, jehož výhodou je jednoduchost. Nástroje pro mapování mysli, jako je xmind, usnadňují identifikaci úkolů a organizaci priorit, ale pro každodenní použití se špatně hodí. Můžeme také citovat Evernote nebo Trello (což umožňuje klasifikaci ve formě Kanbanu).
Počítačové nástroje mají nepopiratelnou výhodu: intuitivní usnadnit správu každodenních úkolů. S těmito nástroji skutečně nemůže být jednodušší zaznamenat splněnou aktivitu, upravit prioritu, odložit ji … Navíc multiplatformová řešení (stolní počítač, tablety, chytrý telefon) vám umožní mít svůj seznam stále s sebou krát.
Trik může udělat jednoduchý list aplikace Excel nebo dokonce list papíru (viz tento příspěvek). A pro některé nadčasový post-it.
Existují také metodické nástroje pro usnadnění stanovení priorit, jako je Einsenhowerova matice nebo plánování na delší období: Ganttův diagram. Vhodnější stejně pro projektové řízení.
Omezení metody
Jednoduchá metoda, efektivní nástroje přizpůsobené způsobu práce … Stručně řečeno: vše, co potřebujete, abyste byli králem osobní organizace! Nakonec, úkolem je zůstat disciplinovaný . Stavte na této metodě dlouhodobě, nevzdávejte se jí po pár týdnech používání.
Další limit je potíže se soustředit na své priority . Mezi e-maily, sociálními sítěmi … a jinými zdroji narušení je v dnešní době obtížné držet se seznamu předem stanovených akcí. Zejména proto, že se pořadí priorit ve společnostech neustále mění. Pokud jsou mimořádné události předefinovány několikrát týdně s novými úkoly, které se objeví náhle, je to sázka na jistotu, že budete trávit čas, spoustu času prací na svém seznamu a nakonec ho opustíte, abyste se vrátili k poznámce po něm.!
Viz také metoda GTD pro vylepšení vaší osobní organizace
Na tento soubor odkazuje: Time management: efektivita, produktivita a vyrovnanost