Velmi často máme omezený čas na dokončení velmi velkého počtu úkolů. Organizace práce je zárukou úspory času a efektivity, nemluvě o klidu v duši, který s tím souvisí.
Mnoho úkolů, více či méně osvědčených, nepředvídaných mimořádných událostí … pro manažera je někdy obtížné sundat hlavu z řídítek a vzít si potřebný odstup pro adekvátní a efektivní správu věcí.
Je proto důležité, aby věděl, jak se rozhodovat, a zaměřil se na to, co si zaslouží zacházení. Jinými slovy „dělat správné věci ve správném pořadí“ nebo dokonce umět rozdělit různé priority.
Proč upřednostňovat?
Vědět, jak organizovat svou práci a upřednostňovat úkoly, které je třeba splnit, je ve skutečnosti jedním z klíčů úspěchu každého manažera - jak pro něj samotného, tak pro celý jeho tým nebo dokonce celou jeho společnost. Schopnost vyřešit různé mimořádné události, povinnosti a další umožňuje manažerovi zejména:
- Ztrácejte méně času : přestat ztrácet čas zbytečnými úkoly nebo úkoly, které by mohly být delegovány.
- Snížit stres : organizovaná mysl je klidnější mysl.
- Ukončete prokrastinaci : postavte se čelem a pracujte na špatných návycích.
- Získejte efektivitu : vyhněte se otálení na hodiny, abyste věděli, kterému úkolu dát prioritu, strukturujte svou práci a jak funguje.
- Buďte více k dispozici svým zaměstnancům : stanovte si priority, abyste uvolnili čas a mohli plně naslouchat svým zaměstnancům.
- Raději zvládněte nepředvídané a pochopte změny : naplánujte si práci tak, aby byla nějaká volná místa vyhrazena pro nepředvídané události a vedla tak transformace efektivněji.
- Rozvíjejte svou emoční inteligenci : odpoutat se od svých omezujících přesvědčení i od všech podkopávacích pocitů, které podkopávají práci a narušují naše vnímání věcí a jejich stupeň důležitosti.
Metody a nástroje pro řízení priorit
Široké obrysy prioritizace lze vysledovat následovně:
- Identifikovat : přesně vyjmenujte všechny úkoly, které je třeba splnit, aniž byste jim v tuto chvíli přikládali jakýkoli stupeň důležitosti nebo naléhavosti.
- Analyzovat : klasifikujte různé položky uvedené výše: co musíte udělat osobně, co můžete delegovat, stejně jako časové limity pro akci, naléhavost a stupeň důležitosti každého z nich.
- Hrát : jakmile budou uvedeny priority, je nezbytné rychle se vypořádat s těmi nejnaléhavějšími a poté rozvinout plán priorit podle definice.
- Následovat : pravidelně vyhodnocovat průběh projektů a vývoj mimořádných událostí a / nebo priorit za účelem úpravy vašeho akčního plánu.
nezapomeň delegovat, co může být. Chtít dělat všechno nemá smysl, pokud nemáte čas stihnout vše včas.
Níže, stejně jako na našich připojených stránkách, najdete některé metody, techniky a nástroje. Můžete si adoptovat to nejvhodnější pro vaši situaci nebo tu, ve které se cítíte nejpohodlněji.
Klasifikace A-B-C-D
Toto je jednoduchý seznam úkolů / projektů, které je třeba provést. Rozbalte svůj seznam podle následující klasifikace:
- A - Základní úkoly, které je třeba provést . U některých tato otázka nevzniká, protože sázky jsou vysoké. Musí se s nimi okamžitě jednat. Všimněte si, zda budou delegováni či nikoli, a pokud ano, komu, do kdy atd.
- B - Ty, které jsou důležité, ale zářez pod prvními . Sázky jsou mírnější, pokud jde o čas a / nebo dopad.
- VS - Třída zde ty, které je zajímavé dělat , ale které nemají žádný vliv. Je to víc.
- D - Tito eliminovat : jsou to ti, kteří nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu a nemají žádný skutečný význam. To může být případ některých administrativních úkolů.
Projděte každou kategorii a v každé z nich překlasifikujte: A1 - A2 - A2 - B1 … od nejdůležitější, prioritní po nejméně naléhavou. Tím získáte seznam priorit.
Trik : Pokud váháte nad úkolem, porovnejte ho s ostatními, již klasifikovanými: „Který z těch 2 je nejdůležitější?“. Budete vědět, kam jej umístit.
Eisenhowerova matice důležitosti / naléhavosti
Tato matice je také založena na 4 polích kombinujících 2 osy: důležitost a naléhavost . Umožňuje rozdělit každou položku podle těchto 2 kritérií a dosáhnout syntetického čtení priorit. Samozřejmě, úkoly v poli „důležité / naléhavé“ vyžadují akci co nejdříve .
Můžete také vzít v úvahu další kritéria, například čas potřebný k dokončení úkolu nebo vzít v úvahu snadnost zpracování .
(re) Objevte Eisenhowerovu matici k identifikaci úkolů, které mají být delegovány, a identifikaci akcí.
Technika POMODORO
Tento přístup je založen na prokázaném faktu, že soustředit se na velké množství úkolů během pracovního dne bez skutečné přestávky je naprosto kontraproduktivní.
Cílem přístupu je zůstaňte 100% soustředěni na jeden úkol po dobu 25 minut (1 sezení), poté si dejte pauzu před zahájením druhé. Větší přestávka se provede po několika sezeních. Jednoduchá metoda, ale působivá účinnost!
Číst: technika Pomodoro podrobně
Metoda NERAC
Zde je přístup, který umožňuje získejte efektivitu v řízení času vytvořením jednoduché tabulky vyplnit. Jeho název se zrodil ze zkratky, na kterou odkazuje, přičemž každé písmeno představuje sloupec tabulky:
- „N“ pro Poznamenat : tento první sloupec uvádí všechny akce / úkoly / projekty, které mají být provedeny bez priority nebo jakéhokoli časového pořadí.
- „E“ pro Odhadovat : zde jde o odhad „očekávané doby trvání“ každého z výše uvedených úkolů.
- „R“ pro Zarezervovat : cílem je ponechat určitý manévrovací prostor pro nepředvídané - včetně času určeného pro jeho vedení, jakož i nezbytných úprav, je -li to nutné.
- „Má pro Rozsuzovat : o stupni důležitosti / naléhavosti každého úkolu rozhoduje upřesnění souvisejících rozhodnutí a také doba jejich dokončení.
- "Je to pro Řízení : to zahrnuje jmenování manažera odpovědného za kontrolu řádného plnění úkolu, dosažení cílů, dodržování termínů a analýzu případných nesrovnalostí mezi prognózou a skutečností.
Na závěr je důležité to říci Přestože existuje spousta nástrojů a různorodých a různorodých přístupů k určování priorit, nic se nestane bez skutečné vůle a určité disciplíny z vaší strany.