Cítíte se přepracovaní? Opouštíte někdy kancelář pozdě, nebo dokonce velmi pozdě? Máte dojem, že vaše dny jsou tvořeny starostmi o řešení, problémy k řešení, napětím, stresem? Možná je zajímavé podívat se na svůj časový management a zavést několik jednoduchých, ale účinných zásad, aby se efektivita znovu rýmovala s klidem!
Proč lépe řídit čas v práci?
V našem rušném a ultra propojeném životě se každý den, každou hodinu, každou minutu nyní počítá, rozebírá, zaznamenává, fakturuje … Je tedy lepší stát se mistrem v umění time managementu, pokud nechcete prohrát řízení.
Každý, kdo má pokušení nebrat to v úvahu, se brzy ocitne v zajetí hodin, kalendáře nebo dokonce deníku plného více připomínek k objednávce … Protože pokud je lákavé a chutné zapomenout na koncept trochu času během prázdniny, to je velmi odlišné v profesním životě, kdy všichni protagonisté utíkají po stále těsnějších termínech.
Výhody vědět, jak ovládat svůj čas, mají mnoho dopadů a jsou četné:
- zvýšení efektivity a produktivity : lépe strukturovaná práce, přestávky, osvícenější pohled na úkoly a termíny atd.
- volný čas : ať už chcete být pozornější ke svým zaměstnancům, cvičíte nebo jednoduše dýcháte a nadýcháte se čerstvého vzduchu.
- osvobodit se od dávky stresu : mysl osvobozená od tíhy nejistot, snížené duševní zátěže.
Jak lépe hospodařit s časem?
Pokud jde o správu času, nic takového jako rychlá oprava neexistuje. Jako u každého sportovce na vysoké úrovni, vše závisí na tom, umět inteligentně řídit své úsilí. Je proto vyžadována minimální organizace a přísnost, stejně jako pořádná dávka zdravého rozumu!
Time management: základní principy
Buďte organizovaní
Běh po tisíci zajících najednou z vás neudělá efektivnějšího nebo produktivnějšího člověka. To, že máte nabitý program, neznamená, že budete produktivnější. Žraloci času nejsou vždy tam, kde se očekávají.
Například vyhledání důležitého souboru uprostřed volných papírů a dalších dokumentů na stole, zatímco na vás celý tým čeká, až vás prověří, by si mohlo dobře vybrat produktivitu celého vašeho týmu.
Tím, správně naplánujte své úkoly, zajistěte, aby vaše práce byla strukturována efektivně a váš stůl byl ergonomicky a logicky uklizený pro vás je prvním krokem k jemné správě času.
Organizujte svou práci optimálně : nahlédněte do naší specializované sekce!
Stanovte si osobní cíle
Vědět, kam jdeme. Zde je další pilíř, pokud jde o řízení času. Cíle vám umožňují pohyb vpřed, zatímco zůstanete na kurzu. Tuto výhodu nabízejí být schopen snadno a přesně vědět, kde jsme a co zbývá dosáhnout , zvláště pokud jsou S.M.A.R.T. - Jednoduché, měřitelné, přijatelné, realistické a dočasně definované.
Můžete si tedy nastavit týdenní, měsíční nebo dokonce denní cíle, abyste mohli adekvátněji formulovat čas, který máte k dispozici.
Pro větší efektivitu si stanovte SMART cíle!
Definujte své priority
Stanovení priorit vám umožní efektivněji a efektivněji řídit svůj čas, ale také rozvíjet svou emoční inteligenci tím, že se naučíte svůj stres používat moudře, než abyste jím byli zahlceni.
Existuje mnoho metod, které vám pomohou ujasnit si priority a zvýšit tak efektivitu. Široké obrysy však zůstávají podobné:
- identifikovat úkoly, které je třeba splnit,
- analyzovat stupeň naléhavosti a důležitosti,
- hrát přiměřeně,
- udělat pravidelnou tečku .
Zjistěte, jak lépe spravovat své priority tím, že upřednostníte své úkoly
Už to neodkládejte
Odkládat něco, co lze udělat právě teď, je skutečná brzda v akci což může mít například významné důsledky z hlediska produktivity a dodržování termínů. Je také zdrojem napětí, demotivace, frustrace a v konečném důsledku přispívá ke zvýšení mentální zátěže.
Pokud je tedy prokrastinace někdy nevyhnutelná, je to přesto jeden ze špatných návyků, kterého je lepší se zbavit.
Přestaňte otálet a zvyšte efektivitu!
Vědět, jak říci ne
Schopnost vyjádřit odmítnutí je klíčovou dovedností. Nejen, že to umožňuje prosadit se a být respektován , ale také se vyhne zahlcení úkoly, které nejsou naše nebo by mohly být delegovány.
Naučte se efektivně říkat ne
Zvyšte svou schopnost soustředit se
Vědět, jak se soustředit, umožňuje přepněte mozek do „pracovního“ režimu.
Být plně v tom, co děláte, je zárukou efektivity. Vědět, jak se soustředit, vám umožňuje na okamžik evakuovat starosti a jiné starosti, ignorovat okolní zvuky a rušivé vlivy, abyste se v přítomném okamžiku plně ukotvili a získali tak produktivitu.
Zlepšete svou koncentraci v práci
Dělat přestávky
Jedinec, který se nedokáže efektivně soustředit několik dní, věnovat si přestávku, nadýchat se čerstvého vzduchu a nadechnout se, je něco jiného než kontraproduktivní. Naopak, přestávky snižují stres a okysličují mozek .
Metody a nástroje řízení času
Úkolem v této oblasti je projevte důslednost ve svém přístupu. Protože stejně jako u diety vede jedna odchylka k druhé, dokud se nevrátí zpět do počáteční situace.
Existuje mnoho technik a nástrojů, jak toho dosáhnout. Asi nejtěžší je rozhodnout se, jaké metody zavést, a držet se jich. Vybrali jsme několik osvědčených metod. Je na vás, abyste si je přivlastnili - nebo ne - a co nejlépe je využili!
Metoda GTD
Zde je holistický přístup k řízení času: Getting Things Done - neboli umění dotáhnout věci do konce - který se točí kolem 5 akcí:
- sbírat : určit úkoly, které je třeba splnit,
- k léčbě : analyzovat potřebu akce,
- organizovat : orchestrujte podle stupně důležitosti, naléhavosti,
- revidovat : sledujte pokrok,
- hrát v závislosti na dříve zvolených možnostech.
Přestože se první krok při sestavování seznamu úkolů může zdát únavný, tento nástroj vám ušetří drahocenný čas, a to ve vašem profesním i osobním životě.
Seznamte se s metodou Getting Things Done
Seznam úkolů
Někdo je „seznam úkolů“ nebo seznam věcí, které je třeba dělat ve francouzštině, kritizován ostatními a je relativně jednoduchým nástrojem, který lze nastavit pro ty, kteří se ho umí držet. „Problémem“ je nepřetěžovat se, zůstat stručný a přitom jasný a přesný.
Princip je vždy stejný: mít jasnou představu o své agendě. Pokud jde o ostatní přístupy, jde tedy o:
- seznam akce, které je třeba provést, úkoly, které je třeba splnit,
- přiřadit prioritu pro každého,
- klasifikovat stanovením priorit podle definované priority.
Zjistěte, jak vytvořit účinný seznam úkolů!
Pomodoro technika
Tato jednoduchá metoda, kterou vyvinul Francesco Cirillo v 80. letech, si klade za cíl vám pomoci rester koncentrovaný na jeden úkol po dobu 25 minut - 1 sezení - poté si dejte krátkou přestávku před zahájením dalších 25 min.
Myšlenka je taková, že je kontraproduktivní zůstat déle soustředěný na úkol a že je důležité vypnout mozek na několik minut mezi dvěma úkoly.
I zde je metoda účinná pouze tehdy, je -li vhodná pro vaši operaci.
(znovu) objevit metodu Pomodoro známou jako rajčatová technika, aby se zabránilo rozptýlení.
Eisenhowerova matice
Tato jednoduchá metoda vám umožňuje zamyslet se a udělat krok zpět od různých úkolů, které je třeba splnit. Má formu modelu rozděleného do 4 kvadrantů, z nichž každý odpovídá konkrétnímu stupni důležitosti a naléhavosti:
- Úkoly důležité a naléhavé které budou považovány za prioritní,
- elementy důležité, ale ne naléhavé které bude muset být naplánováno,
- předměty není důležité, ale naléhavé které by měly být řešeny okamžitě nebo delegovány,
- Úkoly není důležité a není naléhavé jehož léčba bude opuštěna nebo odložena.
Pomocí Eisenhower Matrix kategorizujte své úkoly podle stupně jejich důležitosti a naléhavosti